MANUAL Nº 138/PROGESP/UFFS/2021

1. Fique atento para:

Este manual pode sofrer constante atualização, conforme forem surgindo novas dúvidas frequentes por parte dos servidores.

Às chefias será disponibilizado manual de perguntas frequentes específico no Manual de Chefias.

2. Informações disponíveis neste manual:

I - Sobre a troca de sistemas

II - Sobre formas de registro

III - Sobre situações de batida de ponto no menu “Ponto eletrônico”

IV - Sobre ocorrências/ausências e férias

I - Sobre a troca de sistemas

1. Qual o motivo da alteração de sistema para registro de frequência?

A alteração de sistema de registro de frequência ocorreu devido alguns motivos, tais como:

• Necessidade de integração de dados com o Sistema de Frequência dos Servidores (SISREF) do Governo Federal, a qual não é realizada pelo Secullum, mas será automatizada pelo SIGRH;
• Redução de custos, uma vez que manteremos um único sistema com funcionalidades de frequência ao invés de dois (outras funcionalidades do SIGRH já são utilizadas na UFFS e o sistema faz parte de um conjunto de sistemas - SIGs - em implantação na instituição);
• Centralização de informações e possibilidade de integração da frequência a outros dados funcionais (e.g.: férias, afastamentos, etc), a qual é possível no SIGRH, mas não no Secullum;
• Apresentação de uma maior quantidade de recursos de gestão e controle de frequência pelo SIGRH (tanto para os servidores quanto para a administração de pessoal).

II - Sobre formas de registro

1. Por quem e quando deve ser utilizada a funcionalidade “Ponto Eletrônico”?

Esta funcionalidade deve ser utilizada por TAEs e estagiários com registro no SIAPE quando estiverem trabalhando presencialmente em edifícios da UFFS. Ainda, além de estarem presencialmente na UFFS, é necessário que estejam igualmente acessando a rede da universidade.

Observação: enquanto TAEs utilizam a funcionalidade por meio do “Acesso Rápido”, estagiários precisam acessá-la por meio de “SIGRH > Módulos > Portal do Estagiário > Frequência > Ponto Eletrônico > Registro de horário de trabalho”.

2. O que devo fazer quando clico no menu “Ponto Eletrônico” e aparece a mensagem “O Endereço IP de seu computador não tem autorização para registrar o Ponto Eletrônico. Em caso de dúvidas entrar em contato com a Administração do Sistema”?

A funcionalidade “Ponto Eletrônico” deve ser utilizada por TAEs e estagiários com registro no SIAPE quando estes estiverem trabalhando presencialmente em edifícios da UFFS (neste caso devem estar igualmente acessando a rede da universidade). Assim, caso esta mensagem seja apresentada deve-se conferir o seguinte:

• Caso você esteja trabalhando remotamente (mesmo que conectado à VPN) a mensagem está correta. Seu registro de frequência não deve ser realizado por meio do “Ponto Eletrônico”, mas sim através do cadastro de ocorrências (vide resposta à pergunta 2);
• Caso você esteja trabalhando presencialmente na UFFS:
• verifique se está conectado à rede da universidade;
• se mesmo estando conectado à rede da UFFS a mensagem continuar sendo apresentada, então deve-se abrir um chamado no ATI de modo com que a situação possa ser averiguada.

5. A única forma de registrar o ponto será pelo computador, conectado à rede da UFFS?  Ou teremos aplicativo?

Neste momento, é possível aos servidores fazerem a batida de ponto pelo menu “Ponto Eletrônico” quando conectados a rede da UFFS, seja pelo computador institucional ou pelo aparelho celular/smartphone do servidor. Pelo celular/smartphone, assim que conectado à rede da Universidade, o servidor pode acessar o site sigrh.uffs.edu.br e realizar a batida do ponto.

III - Sobre situações de batida de ponto no menu “Ponto eletrônico”

1. Não registrei o horário de entrada no trabalho. Como proceder?

O sistema não permite a inclusão manual de batidas não registradas e nem a exclusão de batidas já efetuadas. Desse modo, se por algum motivo o servidor não registrou a entrada, ele deverá efetuar o lançamento de uma ocorrência de "Ajuste de ponto - crédito" informando o tempo que precisará ser contabilizado (tempo desde o início do trabalho até o momento do registro de saída do período).

2. Não registrei o horário de entrada no trabalho. Devo registrar o horário de saída?

Sim. Mesmo que não se tenha registrado o horário de entrada, o servidor deve registrar a saída do turno, mesmo sendo necessário realizar ajuste do saldo ao final do dia, conforme questão anterior. 

3. Registrei o horário de entrada no trabalho, mas não registrei a saída. Como proceder?

O sistema não permite a inclusão manual de batidas não registradas e nem a exclusão de batidas já efetuadas. Desse modo, caso o servidor não tenha registrado a saída ele deverá efetuar o lançamento de uma ocorrência de "ajuste de ponto - crédito" informando o total de tempo que não foi registrado (tempo desde o registro/batida de entrada até o horário de saída não registrada).

4. Registrei duas vezes a entrada ou a saída. Como proceder?

O sistema não permite a inclusão manual de batidas não registradas e nem a exclusão de batidas já efetuadas. Desse modo, caso o servidor tenha registrado duas vezes o horário de entrada ou saída deverá efetuar o lançamento de uma ocorrência de "ajuste de ponto - crédito" informando o total de tempo que não foi contabilizado pelo sistema.

5. Como funciona a tolerância de 15 (quinze) minutos definida na Portaria nº 1878/GR/UFFS/2021: “§1º É admitida tolerância de até 15 (quinze) minutos a mais ou a menos para início ou término da jornada, por dia de trabalho”?

Inicialmente, cabe destacar que a tolerância de 15 (quinze) minutos é por dia de trabalho (não por batida) e influencia o saldo de horas do servidor de modo global (não altera os registros individuais de entrada/saída). Assim, caso o servidor/estagiário cumprir uma carga horária diária inferior ou superior à sua jornada de trabalho em até 15 (quinze) minutos, o sistema contabilizará como horas trabalhadas o tempo padrão de sua jornada de trabalho (sem acréscimos ou descontos). Abaixo são apresentados alguns exemplos, considerando um cenário de servidor com jornada de 8 (oito) horas diárias, cujos horários de trabalho são das 08 (oito) horas às 12 (doze) horas e das 13 (trezes) horas às 17 (dezessete) horas:

• Caso os registros de trabalho diário do servidor contabilizem uma diferença de até 15min em relação à sua jornada padrão serão contabilizadas 08h no saldo da folha ponto do servidor;
• Exemplo: servidor registrou os horários 08:10, 11:58, 13:02 e 17:00. Em seu saldo diário serão consideradas 08h, pois a diferença de tempo entre a jornada esperada e efetuada é inferior ou igual a 15 min. Todavia, é importante destacar que no espelho de ponto seus registros de entrada/saída não são modificados.

• Caso o servidor trabalhe por um período superior a 15 min em relação à sua jornada padrão (neste exemplo, mais de 08h e 15min), todo o período trabalhado será computado na folha (respeitando o limite de 2h diárias de horas extras e as exigências de homologação pela chefia de acordo com o saldo de horas extra realizado);
• Observação: como o limite máximo diário de horas extras é igual a 2h, caso o servidor registre um tempo superior a 2h extras o sistema não contabilizará no saldo do ponto o tempo que extrapolar este limite.

• Caso o servidor apresente diferença diária negativa superior a 15 min em relação à sua jornada padrão (neste exemplo, caso tenha registrado menos de 07h e 45min), será considerado no saldo da folha somente o tempo trabalhado (ou seja, constará um débito).
• É importante destacar que saldos de débito apresentados na coluna “Débito” poderão ser compensados, sendo que por padrão o sistema utilizará automaticamente as horas extras homologadas do servidor.

6. Está sendo apresentado um “Desconto Automático de Refeição” na coluna Horas Contabilizadas (HC) em meu ponto eletrônico. Por que isso acontece? Como corrigir?

Conforme Instrução Normativa nº 2, de 2018, é direito do servidor que realiza carga horária superior a 6 (seis) horas diárias intervalo para refeição de no mínimo 1 (uma) hora e no máximo 3 (três) horas.

De modo a cumprir tal regulamento, bem como evitar a geração de horas extras por esquecimento de batida de ponto referente a saídas para refeição, o sistema está parametrizado para descontar automaticamente o tempo de refeição de servidores que trabalharam mais de 6 (seis) horas (registrando ponto eletrônico) e que não indicaram saída para refeição em determinado dia (opção apresentada no ponto eletrônico entre o período configurado para as refeições: 11h às 14h ou 17h às 20:00).

O tempo que será descontado pelo sistema corresponde ao período em que o servidor permaneceu com o ponto registrado durante o intervalo configurado para a refeição.

Para evitar descontos automáticos orientamos que os servidores fiquem atentos à necessidade de registrar o intervalo para refeição no sistema (quando utilizarem o ponto eletrônico, funcionalidade habilitada para quem trabalha presencialmente), respeitando também os períodos de refeição configurados (intervalos apresentados no final do segundo parágrafo desta resposta).

6.1 O que fazer quando o “Desconto Automático de Refeição” ocorre?

O servidor deve lançar uma ocorrência de “Ajuste de ponto - crédito” a fim de corrigir o saldo do dia.

Para descobrir o tempo a ser informado na ocorrência você deve acessar seu espelho de ponto e analisar, para a data em que ocorreu o desconto, os valores da coluna "Horários Registrados" e de “Desconto Automático de Refeição” (apresentado ao passar o mouse sobre o valor da coluna HC). O tempo a ser informado necessita compensar o saldo descontado indevidamente (não utilizado para refeição, respeitando o mínimo de 1h de intervalo). Exemplos:

Exemplo 1:
Horários Registrados: 08:00 - 17:00 (servidor não registrou saída para refeição e realizou 1h de intervalo)
Desconto Automático de Refeição: 3h
Tempo a ser informado na ocorrência: 2h (1h foi a refeição e as outras 2h serão adicionadas novamente ao saldo)

Exemplo 2:
Horários Registrados: 08:00 - 10:50; 11:50 - 17:00 (servidor não registrou saída para refeição no horário configurado para tal no sistema e realizou intervalo de 1h)
Desconto Automático de Refeição: 02h10min (das 11:50 às 14h)
Tempo a ser informado na ocorrência: 2h10min (a 1h de refeição já não foi contabilizada, pois o servidor ficou das 10:50 às 11:50 sem registro de ponto; as 02h10min serão adicionadas novamente ao saldo)

7. Se eu registrar apenas a entrada e a saída da jornada diária, sem registrar a saída para refeição, como faço para registrar essa saída depois?

Neste caso, o próprio sistema fará um lançamento de débito de 3 (três) horas no saldo do dia. Com isso, será necessário que o servidor siga os passos da questão 5.1 para realizar o ajuste do saldo. 

8. Como registrar uma saída de curto período durante um turno de trabalho, a exemplo da saída para consulta médica?

Se o servidor está trabalhando presencialmente, é necessário que ele registre a saída para a consulta através do menu “Ponto eletrônico” e no seu retorno, faça o registro, pelo mesmo menu, da entrada no trabalho. Feito isso, o servidor deve ir no menu “Solicitações”, selecionar a ausência correspondente e informar o tempo que ficou ausente.

8.1 Esqueci de bater o ponto quando sai e/ou retornei da ausência, o que fazer?

Neste caso o servidor deve lançar uma ocorrência para ajustar/corrigir o seu saldo diário. Siga os passos da questão 1.

8.2 Ausência para consulta médica tem um limite de horas no dia?

A ausência para consulta médica, em específico, possui limite anual estabelecido pela Instrução Normativa nº 2, de 2018 (alterado pela IN 38/2023), sendo:

a) 54 (cinquenta e quatro) horas para os servidores com jornada de trabalho de 8 (oito) horas diárias;

b) 43 (quarenta e três) horas para os servidores com jornada de trabalho de 6 (seis) horas diárias;

c) 32 (trintae duas) horas para os servidores com jornada de trabalho de 4 (quatro) horas diárias.

Caberá aos servidores e chefias o controle dos referidos limites anuais.

Ainda, não há conhecimento de legislação que disponha sobre limite diário, mas entende-se que a consulta médica deve limitar-se à jornada diária do servidor. Porém, nos casos em que a consulta compreenda a jornada diária integral do servidor, orienta-se a verificação da possibilidade de lançamento de Licença para Tratamento de Saúde do Próprio Servidor, conforme MANUAL Nº 51/PROGESP/UFFS/2021.

9. Trabalho nas áreas experimentais e após a jornada, não retorno a minha sala para acessar o computador e registrar a saída. Como faço para fechar meu ponto do turno/dia?

Neste caso, se o servidor possui celular/smartphone, pode acessar o site sigrh.uffs.edu.br e realizar a batida de ponto através do seu aparelho. 

Observação: mesmo que pelo celular/smartphone, o servidor precisa estar conectado a rede de internet da UFFS para conseguir registrar a batida de ponto.

IV - Sobre ocorrências/ausências e férias

1. Preciso informar minhas férias na minha folha ponto?

Não, a ocorrência de férias é integrada automaticamente pelo sistema. Assim, não há necessidade de efetuar o registro dessa ocorrência.

2. Preciso lançar feriados e pontos facultativos no meu ponto?

Feriados nacionais são cadastrados no SIGRH  e não precisam ser informados no ponto pelos servidores ou chefias, ao contrário dos feriados estaduais e municipais que, por sua vez, precisam ser cadastrados pelos servidores ou chefias.

Pontos facultativos devem ser informados pelos servidores que usufruírem da dispensa. Servidores que não realizarem ponto facultativo no dia definido como tal devem lançar as horas trabalhadas normalmente.

3. Quais as ocorrências que não precisam ser lançadas pelos servidores?

As ocorrências que demandam solicitações dos servidores aos setores da PROGESP ou ASSGP (seja via SIPAC, SIGEPE ou SEI) passarão a ser registradas por esses setores, sem a necessidade de registro por parte do servidor.

Como exemplo podem ser citadas as seguintes ausências: trabalho eleitoral, alistamento eleitoral, doação de sangue, licença para capacitação, afastamento integral, etc.

Observação: a exceção é em relação às licenças para tratamento de saúde (seja do próprio servidor ou de familiar), tendo em vista possíveis atrasos na realização de perícias. Esses casos terão que ser registrados no sistema pelo próprio servidor/estagiário.

4. Estou tentando registrar duas ocorrências/ausências diferentes em um mesmo dia e o sistema não permite. Como proceder?

Para esses casos indicamos que seja realizado contato para e-mail rep.duvidas@uffs.edu.br, relatando quais são as ocorrências/ausências que se tentou lançar, para que seja verificado se há necessidade de mais alguma configuração dessas ocorrências.

5. Lancei uma ocorrência que dispensa o uso do ponto eletrônico (ex.: Substituição, entre outras) ou de afastamento temporário do trabalho (ex.: Licença tratamento de saúde, deslocamento para nova sede) e o sistema está gerando um débito para este dia. O que devo fazer?

Quando são lançadas ocorrências com essas características (dispensa do uso do ponto ou afastamento temporário do trabalho) o sistema só irá entender que o saldo do dia deve ficar zerado após algumas horas da homologação da ocorrência pela chefia. Então, neste caso, deve-se solicitar a homologação da chefia e, após algumas horas, realizar a conferência do lançamento.

6. Registrei mais horas do que devia. Como devo proceder?

Caso o registro tenha sido de uma ocorrência o servidor poderá alterá-la.

Caso o registro tenha sido no ponto eletrônico a chefia do servidor precisará realizar o desconto do tempo indevido no espelho de ponto do servidor (por meio do botão apresentado ao lado do tempo na coluna HC) dentro do período definido para homologação no calendário de frequência. Orientamos que nesses casos o servidor acesse seu espelho de ponto e informe uma observação/comentário para o seu ponto do dia (e.g.: a quantidade de tempo que precisa ser descontada). Esta observação deverá ser analisada e considerada pela chefia, que deverá então efetuar o ajuste conforme orientado.

7. Tentei cadastrar a ocorrência "Ajuste de ponto - Débito", mas o sistema apresenta a mensagem: "a quantidade de horas da ausência não pode ser maior que a diferença entre a carga horária do servidor e o tempo trabalhado registrado pelo mesmo através do ponto eletrônico". O que fazer?

Neste caso é provável que a ação que esteja tentando realizar não seja a ideal. Visualize a questão 6.

8. Em determinado dia viajei a serviço com recebimento de diárias, no entanto o serviço realizado excedeu minha jornada regular do dia. Como o registro deve ser realizado no SIGRH?

Neste caso, o servidor deve fazer o lançamento da ocorrência de “Diárias" para o registro da sua carga horária diária habitual, e um segundo lançamento, com a ocorrência “Ajuste de ponto - crédito” para o informe das  horas extras trabalhadas no dia.

Essa orientação não se aplica aos servidores integrantes de alguma modalidade do Programa de Gestão, uma vez que nesse caso não há controle de horas trabalhadas, mas sim das atividades pactuadas no plano de trabalho. Para saber como é feito o registro em caso de se encontrar em Programa de Gestão consulte o manual de  Perguntas frequentes, na página do Programa de Gestão da UFFS.

9. Trabalhei em atividade de concurso e irei receber gratificação para trabalho em atividades de curso/concurso (GECC). Nesse caso como devo registrar essa situação no SIGRH?

Essa orientação não se aplica aos servidores integrantes de alguma modalidade do Programa de Gestão, uma vez que nesse caso não há controle de horas trabalhadas, mas sim das atividades pactuadas no plano de trabalho. Orientações sobre esse ponto aos servidores em programa de gestão são encontradas no Manual de Perguntas frequentes, na página do Programa de Gestão da UFFS.

Dúvidas sobre esse assunto podem ser esclarecidas através do e-mail rep.duvidas@uffs.edu.br.