Processos e fluxos

SOLICITAÇÃO DE ASSISTÊNCIA PARA A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

 

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) presta orientações às unidades acadêmicas e administrativas na organização dos documentos correntes, atendendo aos setores de acordo com o Fluxo de solicitação de assistência na organização de arquivos.

Para solicitar orientações na organização de arquivos, preencha o Formulário de solicitação de assistência na organização de arquivos

O atendimento à solicitação acontece de acordo com a lista de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência ao DGDOC.

 

SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE TIPO DE DOCUMENTO NO SISTEMA SGPD

 

As solicitações  de criação de tipos de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD) ocorrem de acordo com o Fluxo de solicitação de criação de tipo de documento no SGPD

Para requisitar a criação de um novo tipo de documento na listagem disponível para cadastro de documentos no Sistema, preencha o Formulário de solicitação de criação de tipo de documento no SGPD

 

ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

 

A transferência de documentos para o Arquivo Intermediário da Reitoria e Campus Chapecó, ocorre em observância à Instrução Normativa nº 6/PROPLAN/UFFS/2017, e mediante o preenchimento do modelo de Memorando para transferência de documentos ao arquivo intermediário.

O memorando eletrônico deve ser encaminhado para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Classe 063.63 Transferência. Recolhimento) e as caixas devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

 

ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO PERMANENTE

 

O recolhimento de documentos para o Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó ocorre em observância à Instrução Normativa nº 7/PROPLAN/UFFS/2017 e mediante o preenchimento do modelo de Memorando para recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

O memorando eletrônico deve ser encaminhado para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Permanente - SEAP (Classe 063.63 Transferência. Recolhimento) e as caixas devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

 

ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO

 

O encaminhamento de documentos para organização no Serviço de Arquivo Intermediário, ocorre excepcionalmente, mediante a disponibilidade de vaga na fila de espera de setores que enviam documentos já organizados para acondicionamento no Arquivo Intermediário, mediante o preenchimento do modelo de Memorando para encaminhamento de documentos para organização.

O memorando eletrônico deve ser encaminhado para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Classe 063.2 Recepção, tramitação e expedição de documentos) e as caixas devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

 

ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO

 

O encaminhamento de documentos para eliminação, ocorre em observância à Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, Portaria nº 804/GR/UFFS/2017, Portaria nº 626/GR/UFFS/2018 e demais orientações constantes na página da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, mediante o preenchimento do modelo de Memorando para encaminhamento de documentos para eliminação.

O memorando eletrônico deve ser encaminhado para a fila de trabalho da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD (Classe 063.61 Análise. Avaliação. Seleção) e as caixas devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

 

EMPRÉSTIMO E CONSULTA DE DOCUMENTOS ACONDICIONADOS NO ARQUIVO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

 

O empréstimo  e a consulta de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó (sala 202 - Prédio da Biblioteca) ocorre em observância à Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017.

Caso o documento ou processo solicitado não tenha sido enviado pelo SGPD para arquivamento no DGDOC, o setor que solicitar o empréstimo deve providenciar o envio do documento/processo para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, para que o encaminhamento seja realizado fisicamente (pelo malote) e eletronicamente (pelo SGPD).