PORTARIA Nº 804/GR/UFFS/2017

CRIA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA UFFS

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS), no uso de suas atribuições legais;
Considerando o DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 , que regulamenta a LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 , que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
Considerando o DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2102 que regulamenta a LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 , que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição;
Considerando a RESOLUÇÃO Nº 5, DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 , que dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, dos estados, do Distrito Federal, e dos Municípios;
Considerando a RESOLUÇÃO Nº 40, DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014 que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;
Considerando a RESOLUÇÃO Nº 13/CONSUNI/UFFS/2016 , que estabelece a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da Universidade Federal da Fronteira Sul;
RESOLVE:
 
Art. 1º  CRIAR a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS.
 
Art. 2º  A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos tem como responsabilidade:
I -  Definir, orientar e realizar o processo de análise e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da instituição, visando a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, tendo como competências específicas:
II -  Acompanhar e orientar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos da UFFS, aprovada pelo CONSUNI pela RESOLUÇÃO Nº 8/CONSUNI/UFFS/2011 de acordo com os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos da Administração Pública e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES;
III -  Auxiliar a aplicação do Plano de Destinação de Documentos (conjunto de instrumentos que visam controlar e destinar os documentos decorrentes da atividade de avaliação de documentos: Tabela de Temporalidade, Calendário de transferência e recolhimento, Relação de eliminação, Ata ou termo de eliminação), tendo em vista a identificação dos documentos destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor;
IV -  Assessorar nas ações e projetos de preservação do patrimônio documental da UFFS;
V -  Orientar quanto aos procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos que forem contemplados nas Listagens de Eliminação de Documentos;
VI -  Aplicar as alterações recomendadas pelos órgãos competentes que se fizerem necessárias na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
VII -  Propor critérios para seleção de amostragem dos documentos destinados à eliminação;
VIII -  Providenciar a publicidade dos Editais de Ciência de Eliminação através da publicação no Diário Oficial da União;
IX -  Designar servidor (es) para acompanhar os procedimentos de descarte dos documentos após a aprovação da eliminação pelo Arquivo Nacional.
 
Art. 3º  Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão designados pelo Reitor, perfazendo a seguinte composição:
I -  Arquivista (Presidente da Comissão) indicado pelo superior hierárquico da unidade administrativa à qual estiver vinculada a Unidade de Gestão Documental;
II -  Arquivista indicado pelo Chefe da Unidade de Gestão Documental;
III -  Representante Jurídico indicado pelo Procurador da UFFS;
IV -  Historiador indicado pelo Coordenador do Curso de História da UFFS;
V -  Secretário indicado pelo Reitor da UFFS;
VI -  Representantes dos setores dos quais a documentação será objeto de avaliação.
§ 1º  Consideram-se como membros permanentes da CPAD, arquivista (Presidente da Comissão), arquivista lotado na Unidade de Gestão Documental, historiador, representante jurídico e secretário.
§ 2º  Consideram-se como membros variáveis, os representantes dos setores dos quais a documentação será avaliada.
§ 3º  Cada membro permanente será designado com seu respectivo suplente.
§ 4º  Os membros ficam vinculados à Comissão até o momento em que forem afastados pela Administração, a pedido ou de ofício.
§ 5º  O Presidente da CPAD convocará a participação dos membros variáveis quando necessário.
§ 6º  O Presidente da CPAD poderá solicitar o assessoramento de profissionais e/ou especialistas que tenham conhecimento técnico sobre a documentação que estiver em avaliação.
 
Art. 4º  São atribuições dos membros permanentes da CPAD:
I - Do Presidente
a) Convocar e presidir as sessões ordinárias e extraordinárias;
b) Fazer cumprir as decisões tomadas na comissão, encaminhando as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos aos órgãos competentes;
c) Representar externamente a CPAD ou designar o respectivo suplente;
d) Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comissão.
II - Do Arquivista
a) Assessorar a comissão na análise da documentação a ser avaliada considerando os preceitos da gestão de documentos arquivísticos;
b) Assessorar a comissão na verificação dos prazos de guarda informados nas listagens de eliminação de documentos.
III - Do Representante Jurídico
a) Assessorar a comissão quanto aos assuntos jurídicos e legais dos documentos;
b) Fornecer subsídios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais ou que gerem direitos.
IV - Do Historiador
a) Assessorar a comissão na análise dos documentos que possam ter interesse histórico para a Instituição.
V - Do Secretário
a) Redigir as Atas das reuniões e demais registros referentes às reuniões da Comissão.
 
Art. 5º  São atribuições dos membros variáveis da CPAD:
a) Assessorar a comissão nos assuntos relacionados com os documentos de sua área de atuação;
b) Fornecer dados sobre a documentação;
c) Apresentar circunstâncias que justifiquem a prorrogação dos prazos de guarda dos documentos.
 
Art. 6º  A Comissão reunir-se-á ordinariamente a cada 12 (doze) meses e, extraordinariamente, quando convocada pelo Presidente.
§ 1º  As reuniões serão coordenadas pelo Presidente da Comissão, e na sua ausência ou impedimento, pelo respectivo suplente.
§ 2º  A ausência de qualquer membro titular deverá ser justificada com antecedência, por escrito, cabendo ao respectivo suplente assumir as atribuições do titular.
 
Art. 7º  Os Campi da UFFS poderão constituir Comissão Setorial de Avaliação de Documentos vinculada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS, a qual será responsável por orientar o preenchimento das listagens de eliminação dos documentos das unidades respectivas ao seu Campus, para envio à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, que providenciará o encaminhamento ao Arquivo Nacional para aprovação.
 
Art. 8º  Fica revogada a PORTARIA Nº 341/GR/UFFS/2012 , de 13 de abril de 2012, publicada no Boletim Oficial da UFFS.
 
Art. 9º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Oficial da UFFS.
 

Data do ato: Chapecó-SC, 03 de julho de 2017.
Data de publicação: 03 de julho de 2017.

Jaime Giolo
Reitor

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