PORTARIA Nº 1435/GR/UFFS/2018

Áreas Meio/Administrativas

Aquisição / Contratações

RSCINT 01 - Elaboração de processo de contratação de serviços terceirizados

RSCINT 02 - Pedido de aquisições/contratações

RSCINT 03 - Orçamentação de aquisições/contratações

RSCINT 04 - Aquisição de material bibliográfico por registro de preço

RSCINT 05 - Aquisição por dispensa de licitação

RSCINT 06 - Aquisição de materiais de consumo para laboratórios e áreas experimentais

RSCINT 07 - Aquisição de equipamentos de TI e software

RSCINT 08 - Contratação de empresa para execução de obras

RSCINT 09 - Contratação de Serviços de Manutenção Predial

RSCINT 10 - Elaboração de aditivos contratuais

RSCINT 11 - Recebimento/Ateste de produto com qualidade inferior a do adquirido

RSCINT 12 - Acompanhamento e fiscalização de contratos de obras/reformas

RSCINT 13 - Contratos com Fundações

RSCINT 14 - Audiência com construtores/empreiteiras e audiências com o público em geral

RSCINT 15 - Viagens para eventos no país ou exterior com diárias e/ou passagens

RSCINT 16 - Aquisição de passagens aéreas

Patrimônio / Manutenções

RSCINT 17 - Dano e extravio de bens públicos e/ou apropriação indevida de bens públicos (peculato)

RSCINT 18 - Execução de manutenções terceirizadas

Tecnologia da Informação

RSCINT 19 - Acesso aos backups de dados

RSCINT 20 - Acesso às bases de dados

Gestão de Pessoas

RSCINT 21 - Concurso Público

RSCINT 22 - Nomeações

RSCINT 23 - Progressão e Promoção

RSCINT 24 - Remoção e Distribuição

RSCINT 25 - Adicionais Ocupacionais

RSCINT 26 - Cumprimento do Regime de trabalho (Dedicação Exclusiva)

RSCINT 27 - Acumulação indevida de cargos (Públicos e/ou Privados)

RSCINT28 - Avaliação de Desempenho

RSCINT 29 - Sindicância e Processos Administrativos Disciplinares

Áreas Fins

Ensino de Graduação

RSCINT 30 - Expedição de certificados

RSCINT 31 - Revalidação de diplomas de cursos de graduação expedidos por instituição estrangeira

RSCINT 32 - Registro de diplomas de cursos de graduação expedidos por instituições brasileiras não universitárias

RSCINT 33 - Processos do registro de notas, ACCs, aproveitamentos de CCRs dos estudantes

RSCINT 34 - Processo Seletivo de Ingresso nos cursos de Graduação

Ensino de Pós-Graduação

RSCINT 35 - Matrículas em cursos de Pós-Graduação lato e stricto sensu e Residências Médicas e Multiprofissionais

RSCINT 36 - Programa de Apoio à Pós-Graduação

Pesquisa

RSCINT 37 - Oferta de Bolsas de Iniciação Científica e Tecnológica

Extensão

RSCINT 38 - Pagamento de bolsas discentes em projetos

RSCINT 39 - Desligamento de bolsista em projetos

RSCINT 40 - Carga horária docente em projetos de extensão

Assistência Estudantil

RSCINT 41 - Análise Socioeconômica

RSCINT 42 - Análise das inscrições em editais de bolsas e auxílios socioeconômicos

RSCINT 43 - Gestão de pagamentos de auxílios socieconômicos

RSCINT 44 - Autorização mensal de auxílios socieconômicos (PBP)

RSCINT 45 - Pagamento de bolsas e auxílios socieconômicos

Risco de Integridade 01 (RSCINT 01):

Elaboração de processo de contratação de serviços terceirizados

Descrição:

A Superintendência Administrativa, juntamente com o Departamento de Gestão de Contratos e Serviços e o Departamento de Transportes, são responsáveis pela elaboração do processo de contratação de diversos serviços terceirizados e de transportes. No momento do planejamento da contratação, entende-se que há risco de integridade pois estes podem ser direcionados para empresas específicas vencerem o certame.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Elaboração de processo de contratação de serviços terceirizados ou serviços com direcionamento para algum fornecedor específico. 2 - Servidores e empresas corruptas

Efeitos/Consequências:

Esta ação poderá causar danos ao erário, já que não tratará os fornecedores de forma isonômica e poderá resultar numa contratação não vantajosa para a administração. Caso isso ocorra é possível que servidores e a empresa contratada estejam atuando de maneira a se beneficiarem por meio do certame

Identificação dos Controles Existentes:

1 - As contratações são realizadas com uma equipe de planejamento, conforme prevê a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5 MPOG, DE 25 DE MAIO DE 2017. 2 - Os processos passam por análise da Procuradoria Federal, a qual efetua uma avaliação acerca de um possível direcionamento.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Os controles já existentes atendem aos critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura - PROAD

Risco de Integridade 02 (RSCINT 02):

Pedido de aquisições/contratações

Descrição:

Levantamento, por parte dos requisitantes, de suas necessidades quanto a aquisições e contratações.

Natureza do Risco:

Fraude e Corrupção

Possíveis Causas:

Imediatismo/urgência na contratação, desrespeitando o processo de planejamento institucional.

Efeitos/Consequências:

Aquisições desnecessárias, sobrepreço e superfaturamento.

Identificação dos Controles Existentes:

Manual de Compras e Contratações

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Definição Institucional e Formal de Competências;

2 - Capacitação dos envolvidos em todas as fases do processo ou nas fases em que forem atribuídas como competência;

3 - Implantação do PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações);

4 - Respeitar os tempos e prazos do planejamento institucional.

Prazo para implementação (novos controles):

2020

Setor Responsável:

(PROAD)

Risco de Integridade 03 (RSCINT 03):

Orçamentação de aquisições/contratações

Descrição:

Orçamentação por parte dos requisitantes de suas necessidades quanto a aquisições e contratações. Destacam-se os projetos de obras públicas, que merecem muita atenção quanto à especificação correta de materiais, levantamento de quantidades, elaboração de cotação e composições de custos.

Natureza do Risco:

Fraude e Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Baixo conhecimento sobre o segmento de mercado do produto que será orçado. Pesquisa de preço direcionada;

2 - Sobrepreço e superdimensionamento de materiais e técnicas que podem causar o superfaturamento em obra;

3 - Especificação de insumos/serviços indicados por fornecedores.

Efeitos/Consequências:

1 - Aquisições desnecessárias, sobrepreço e superfaturamento;

2 - Enriquecimento ilícito de empresas; Dano ao erário;

3 - Possibilidade de recebimento de vantagens indevidas por servidor ou terceiros por ele indicado.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Levantamento exaustivo de materiais e técnicas;

2 - Realização da orçamentação/quantificação pela fiscalização e equipe técnica, com base na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5 MPOG, DE 25 DE MAIO DE 2017 ou DECRETO Nº 7.983, DE 8 DE ABRIL DE 2013;

3 - Pesquisas de mercado coerentes que atendam recomendações do TCU quanto aos requisitos de amplitude, de extensão na base de pesquisa e de atualidade;

4 - Composição de serviços, com materiais e mão de obra, através de software extensão para editor de planilha;

5 - Manual de Compras e Contratações

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Definição Institucional e Formal de Competências;

2 - Capacitação dos envolvidos em todas as fases do processo ou nas fases em que forem atribuídas como competência;

3 - Implantação do PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações);

4 - Cadastramento de fornecedores;

5 - Cadastramento de cotações confiáveis;

6 - Análise de custos com Curva ABC e Lei de Benford (métodos de revisão empregados pelo TCU);

7 - Prazo maior para elaboração de projetos de obras.

Prazo para implementação (novos controles):

2020

Setor Responsável:

(PROAD)

Risco de Integridade 04 (RSCINT 04):

Aquisição de material bibliográfico por registro de preço

Descrição:

Aquisição de material bibliográfico, por registro de preço, cujo termo de referência da licitação preveja o desconto tendo em vista o preço da editora.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Recebimento de material com desconto diferente do estipulado em contrato.

Efeitos/Consequências:

Prejuízo ao erário.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - As bibliotecas realizam a pesquisa de preços;

2 - Itens são recebidos e conferidos por 2 servidores;

3 - Itens são tombados em setor distinto do setor de recebimento.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Melhorar a documentação referente a pesquisa de preços;

2 - Avaliar, juntamente com os setores PROAD e PROPLAN, uma possível melhora do fluxo e transparência da aquisição.

Prazo para implementação (novos controles):

Não há contrato em execução. As novas ações serão implementadas a partir do próximo contrato.

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 05 (RSCINT 05):

Aquisição por dispensa de licitação

Descrição:

Processo de aquisição institucional de bens, conforme determina o art. 24 da LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Orçamentos superfaturados.

Efeitos/Consequências:

Prejuízo institucional.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Instrução processual com, no mínimo, 3 orçamentos;

2 - Conferência da pesquisa de preços por servidor diferente (agente de compras) do que realiza a pesquisa de preços;

3 - Publicação para registro de preços;

4 - Fiscal que receberá o produto é servidor diferente do que executou a pesquisa de preços.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Treinamentos, visando em especial o comprometimento ético;

2 - Segurança processual com publicação para registro de preços para todos os processos.

Prazo para implementação (novos controles):

Ações periódicas e contínuas.

Setor Responsável:

(SELAB)

Risco de Integridade 06 (RSCINT 06):

Aquisição de materiais de consumo para laboratórios e áreas experimentais

Descrição:

Processo de aquisição de materiais de consumo, nos parâmetros da LEI Nº 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 e demais leis complementares relacionadas.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Aquisição para finalidades adversas à Instituição.

Efeitos/Consequências:

Prejuízo institucional.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - O levantamento das demandas de aquisição é organizado pelos Coordenadores dos setores demandantes e é chancelado pelos Diretores dos Campi;

2 - A efetivação dos pedidos de empenhos é organizada pelos Coordenadores dos setores demandantes e é chancelada pelos Diretores dos Campi;

3 - Todos os processos possuem fiscais que são responsáveis pelo recebimento e conferência dos produtos recebidos;

4 - Os produtos recebidos seguem para depósitos e controles de almoxarifados;

5 - A retirada dos produtos dos almoxarifados ocorre mediante controle dos almoxarifados;

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Treinamento dos servidores envolvidos em todas as etapas dos processos;

2 - Segurança das informações dos sistemas;

3 - Auditorias.

Prazo para implementação (novos controles):

Ações periódicas e contínuas

Setor Responsável:

(SELAB)

Risco de Integridade 07 (RSCINT 07):

Aquisição de equipamentos de TI e software

Descrição:

A Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) é responsável pelo levantamento de demandas, pelo dimensionamento e pela aquisição de equipamentos de TI e softwares.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Tentativa de obtenção de benefícios indevidos;

Efeitos/Consequências:

1 - Obtenção de benefícios particulares ou a terceiros;

2 - Causar prejuízo ao erário ou a outrem.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Fiscal de Contrato;

2 - Gestor do Contrato;

3 - Revisão dos documentos de oficialização de demandas pela chefia;

4 - Equipe aleatória para contratação.

Controles Propostos / Ações Propostas:

 -

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(SETI)

Risco de Integridade 08 (RSCINT 08):

Contratação de empresa para execução de obras

Descrição:

O processo licitatório para contratação de obras públicas deve garantir a proposta mais vantajosa para a administração pública, levando-se em conta critérios como exequibilidade, economicidade e habilitação de empresa com critérios técnicos.

Natureza do Risco:

Fraude e/ou Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Habilitação de empresa sem capacidade técnica mínima para execução de objeto;

2 - Desclassificação de licitantes para favorecimento de empresa.

Efeitos/Consequências:

1 - Concessão de benefícios;

2 - Dar prioridade ou favorecimento a empresas;

3 - Cerceamento do caráter competitivo da licitação.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Realização de reuniões na presença de mais de um servidor da Secretaria, e dependendo da situação requerida, participação do Reitor, do Pró-Reitor de Administração e da Procuradoria Federal;

2 - Publicização e transparência no processo licitatório quanto à análise dos documentos;

3 - Realização de diligência, se for necessário.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Registro em ata das tomadas de decisão realizadas na reunião com assinaturas dos participantes;

2 - Gravação das reuniões, em áudio.

Prazo para implementação (novos controles):

2019

Setor Responsável:

(SEO)

Risco de Integridade 09 (RSCINT 09):

Contratação de Serviços de Manutenção Predial

Descrição:

Contratação de serviços de manutenção predial ou aquisição de materiais de manutenção, incluindo gestão de contratos e pagamento dos serviços. Todas as fases passam pela Secretaria Especial de Obras:

1 - Levantamento da demanda institucional;

2 - Elaboração de projeto básico / termo de referência;

3 - Avaliação da qualificação técnico-operacional durante a licitação;

4 - Fiscalização e gestão de contrato.

Natureza do Risco:

Fraude e/ou Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Atender demandas específicas que não tenham natureza com o objeto contratado;

2 - Elaboração de orçamentos com preços em desacordo com tabelas oficiais e fora do realizado no mercado;

3 - Aceite de documentos falsos ou que não atendam as exigências editalícias quanto à qualificação técnica e operacional;

4 - Formalização de aditivos ou renovações contratuais em desacordo com a legislação;

5 - Realizar troca de serviços e jogo de planilha;

6 - Autorizar pagamentos de serviços que não foram realizados.

Efeitos/Consequências:

1 -Enriquecimento ilícito da contratada e danos ao erário;

2 - Favorecimento ou direcionamento a empresas ao permitir serviço de qualidade inferior ou diferente do contratado;

3 - Cerceamento do carácter competitivo da licitação;

4 - Apropriação indevida das entregas realizadas pela contratada.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Aprovação dos serviços segundo plano de ação aprovado e posterior aprovação da demanda em setor diferente;

2 - Uso da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5 MPOG, DE 25 DE MAIO DE 2017 ou do DECRETO Nº 7.983, DE 8 DE ABRIL DE 2013 para elaboração de pesquisas de mercado;

3 - Aceite da qualificação encaminhado para análise de mais de uma pessoa no setor e conferência da documentação em relação a originalidade;

4 - Aditivos são elaborados por mais de um setor e encaminhados para aprovação pela alta administração;

5 - Elaboração de relatório de execução pela fiscalização acompanhado de fotos e descrição das condições do serviço;

6 - Notas Fiscais encaminhadas com documentação comprobatória da execução dos serviços (planilha e relatório de medição), atestadas pela fiscalização, e demais documentos solicitados em contrato.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Formalização dos procedimentos, uma vez que não há instrução em relação a novas demandas;

2 - Condições de pagamento de serviços e aceite da qualificação técnica;

3 - Ações para manutenção dos procedimentos quando da ocorrência de troca dos servidores responsáveis.

Prazo para implementação (novos controles):

2019

Setor Responsável:

(SEO)

Risco de Integridade 10 (RSCINT 10):

Elaboração de aditivos contratuais

Descrição:

A empresa apresenta proposta de aditamento de serviços à fiscalização, que analisa a pertinência do pedido, elabora os documentos necessários e, se for preciso, encaminha ao projetista para Parecer Técnico. Posteriormente, a Secretaria Especial de Obras (SEO) analisa os documentos, elabora seu parecer e encaminha à Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD) para proceder com a formalização. O processo ainda tramita na Procuradoria Federal para análise quanto à legalidade.

Natureza do Risco:

Fraude e/ou Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Solicitação de aditivo de valor pela contratada para serviços superestimados e superfaturados;

2 - Aceitação de aditivos de contrato pelos fiscais e gestores sem verificação da pertinência dos itens solicitados.

Efeitos/Consequências:

1 - Enriquecimento ilícito;

2 - Dano ao erário;

3 - Possibilidade de recebimento de vantagens indevidas por servidor ou terceiros por ele indicado.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Conferência e verificação de pertinência dos serviços pela fiscalização;

2 - Realização da orçamentação/quantificação pela fiscalização e equipe técnica da SEO, com base na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5 MPOG, DE 25 DE MAIO DE 2017 ou DECRETO Nº 7.983, DE 8 DE ABRIL DE 2013;

3 - Análise dos documentos e aprovação pelos gestores do contrato;

4 - A formalização de um termo aditivo passa por vários setores da instituição, (PROAD, Reitor, Procuradoria), o que reduz os riscos.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Atuação criteriosa da fiscalização para definição dos serviços que serão aditados, bem como na quantificação e orçamentação;

2 - Treinamento contínuo para aprimoramento da gestão e fiscalização.

Prazo para implementação (novos controles):

2019

Setor Responsável:

(SEO)

Risco de Integridade 11 (RSCINT 11):

Recebimento/Ateste de produto com qualidade inferior a do adquirido

Descrição:

Serviço de recebimento de produtos adquiridos pela instituição, executado pelos fiscais nomeados para o processo.

Natureza do Risco:

Fraude e Corrupção

Possíveis Causas:

1 - Aceite/ateste de produto com características inferiores às adquiridas pela instituição;

2 - Baixo conhecimento sobre as especificações técnicas dos produtos adquiridos;

3 - Falta de treinamento e capacitação dos agentes responsáveis pelo recebimento/ateste.

Efeitos/Consequências:

1 - Fiscalizações equivocadas;

2 - Prejuízo ao erário.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Portaria de nomeação de fiscais;

2 - INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/SELAB/UFFS/2014;

3 - Laudo Técnico para Ateste de Nota;

4 - Manual de Compras e Contratações.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Treinamento dos servidores envolvidos em todas as etapas dos processos;

2 - Comprometimento ético;

3 - Auditorias;

4 - Implantação do PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações).

Prazo para implementação (novos controles):

Ações periódicas e contínuas.

Setor Responsável:

(SELAB)

Risco de Integridade 12 (RSCINT 12):

Acompanhamento e fiscalização de contratos de obras/reformas

Descrição:

A fiscalização acompanha a execução do contrato realizando anotações em Diário de Obras dos registros ocorridos, apontamentos de melhorias, bem como de problemas e pendências que necessitam de correções. Em situações de desconformidades e de não atendimento por parte da contratada, o fiscal comunica a Secretaria Especial de Obras (SEO) para proceder a notificação, de modo a corrigir os problemas. Mensalmente o fiscal faz aferição dos serviços e, se aceitos, procede a medição e autoriza o pagamento.

Natureza do Risco:

Fraude e/ou Corrupção

Possíveis Causas:

1 - A Empreiteira instala ou aplica materiais e técnicas em desacordo ou inferiores em qualidade com a especificação do projeto;

2 - Os fiscais aceitam materiais e técnicas em desconformidades com o contratado e, posteriormente, liberam para pagamento.

Efeitos/Consequências:

1 - Obras de baixa qualidade;

2 - Enriquecimento ilícito da empreiteira;

3 - Dano ao erário;

4 - Possibilidade de recebimento de vantagens indevidas por servidor ou por terceiros por ele indicado.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Conferência e levantamento dos materiais e técnicas contratados de acordo com o licitado;

2 - Registro no Diário de Obras quando da observação de inconsistências;

3 - Elaboração de Relatório Técnico identificando patologias ou vícios construtivos;

4 - Notificações por ofício para a contratada corrigir problemas;

5 - Solicitação de laudos técnicos e demais documentos que comprovem a qualidade aplicada;

6 - Abertura de processo administrativo sancionador quando a contratada não cumprir com as cláusulas contatuais;

7 - Liberação de pagamento somente quando a fiscalização aprovar a execução dos serviços;

8 - Fiscais de obras (técnicos de área) habilitados;

9 - Auditorias externas (CGU/TCU).

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Treinamento contínuo com vistas ao aprimoramento da gestão e fiscalização;

2 - Auditorias internas para melhoramento continuado.

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(SEO)

Risco de Integridade 13 (RSCINT 13):

Contratos com Fundações

Descrição:

1 - Cotações de despesas operacionais e administrativas;

2 - Tramitação interna para formalização do contrato com a fundação que oferecer menor valor;

3 - Empenho do recurso;

4 - Envio do recurso do projeto e débito das despesas operacionais e administrativas;

5 - Custeio das despesas previstas em plano de trabalho;

6 - Prestação de contas do objeto.

Natureza do Risco:

Fraude e corrupção

Possíveis Causas:

Deturpação dos processos administrativos, com vistas a favorecer uma entidade em detrimento da outra, ou a cometer desvios do erário para uso particular ou de terceiros.

Efeitos/Consequências:

1 - Enriquecimento ilícito;

2 - Crimes contra a Administração Pública.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Observação dos procedimentos administrativos, especialmente em atendimento aos princípios da administração pública (legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência);

2 - Fiscalização, controle e auditoria de processos na UFFS;

3 - Fiscalização, controle e auditoria de processos na fundação de apoio;

4 - Fiscalização, controle e auditoria no órgão descentralizador dos recursos;

5 - Publicização dos relatórios parciais e final de cada projeto.

Controles Propostos / Ações Propostas:

 -

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 14 (RSCINT 14):

Audiência com construtores/empreiteiras e audiências com o público em geral

Descrição:

Audiência com construtores e empreiteiras, bem como com o público em geral.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Indivíduos ou grupos com interesses particulares/privados.

Efeitos/Consequências:

1 - Direcionamento em licitações;

2 - Concessão de benefícios que são discricionários do Reitor.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - É princípio administrativo do Reitor não atender construtores/empreiteiras sem a presença de outras pessoas da Instituição incluindo, quando for o caso, a Procuradoria Federal;

2 - Os processos institucionais que ensejam concessão de benefícios/direitos e que tratam sobre compras/licitações tramitam por diversos setores, além de serem instruídos com vários pareceres e manifestações tanto de setores da Universidade como da Procuradoria Federal.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida pela Instituição, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

GR

Risco de Integridade 15 (RSCINT 15):

Viagens para eventos no país ou exterior com diárias e/ou passagens

Descrição:

Viagens para eventos realizados no país ou no exterior com o pagamento de diárias e/ou passagens.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Obtenção de benefícios financeiros da administração pública para participar de atividades de interesse particular, realizar passeios ou atividades que não sejam do interesse público.

Efeitos/Consequências:

Disponibilizar recurso público para ações que não sejam de interesse público.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - São exigidos documentos comprobatórios quanto aos fins dos eventos visados, bem como do período estrito de sua realização;

2 - Não recebem aprovação os deslocamentos que não condizem com as finalidades institucionais ou que não respeitem o período estrito de sua realização;

3 - Com exceção dos eventos que impliquem representação institucional, todos os demais deslocamentos ao exterior são realizados na modalidade “com ônus limitado”;

4 - Todos os pedidos de concessão de diárias e passagens passam por diversas aprovações prévias antes de chegar ao Reitor;

5 - Viagens ao exterior “com ônus” também passam por aprovação do MEC, além da aprovação das autoridades institucionais.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida na Instituição no que se refere a viagens para eventos no país ou exterior, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

GR

Risco de Integridade 16 (RSCINT 16):

Aquisição de passagens aéreas

Descrição:

A aquisição de passagens aéreas, por meio de agências, tem fragilidades com relação a emissão dos bilhetes e a realização de pesquisa de preços já que é um produto grande variabilidade no valor. Não há uma confiabilidade total na confirmação da aquisição do bilhete.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Agência de viagem superfaturar bilhetes de passagens.

Efeitos/Consequências:

A UFFS está sujeita ao risco de pagar um preço mais elevado do que aquele efetivamente praticado pelo mercado.

Identificação dos Controles Existentes:

Quando do recebimento da cotação dos bilhetes, a única ação possível é a verificação, pelo fiscal, em sites de comparação de preços de passagens aéreas, se os valores estão condizentes com os praticados pela agência.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Checar o preço das passagens em sites de comparação de preços de passagens.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(PROAD)

Risco de Integridade 17 (RSCINT 17):

Dano e extravio de bens públicos e/ou apropriação indevida de bens públicos (peculato)

Descrição:

Como os bens da instituição estão a disposição da comunidade acadêmica para utilização nas atividades institucionais, há o risco de danos, desaparecimento ou apropriação indevida desses bens públicos.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Servidores, alunos e terceiros atuando em benefício próprio.

Efeitos/Consequências:

Dano ao erário.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5/PROAD/UFFS/2012;

2 - Apuração de responsabilidade por meio de TCA e Sindicância;

3 - Realização de Inventário Anual, conforme disposto na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205 SEDAP, DE 08 DE ABRIL DE 1988.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Implantação de sistemas de videomonitoramento.

Prazo para implementação (novos controles):

No decorrer dos próximos exercícios, ação vinculada a disponibilidade orçamentária.

Setor Responsável:

(PROAD)

Risco de Integridade 18 (RSCINT 18):

Execução de manutenções terceirizadas

Descrição:

A execução de manutenções de empresas externas traz o risco de superfaturamento das peças e superdimensionamento das horas técnicas que efetivamente foram gastas para execução de determinada tarefa.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Empresa contratada superfaturar e superdimensionar as horas técnicas de trabalho.

Efeitos/Consequências:

A UFFS está sujeita ao risco de pagar um preço mais elevado do que aquele efetivamente praticado pelo mercado, bem como ao pagamento indevido de horas técnicas.

Identificação dos Controles Existentes:

No momento do recebimento do orçamento para execução do serviço, cabe ao fiscal efetuar análise para checar se os preços praticados estão condizentes com a realidade de mercado. Neste caso, orienta-se que sejam efetuadas pesquisas em demais fornecedores.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Manter a atividade de checagem dos preços como prática constante do fiscal.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(PROAD)

Risco de Integridade 19 (RSCINT 19):

Acesso aos backups de dados

Descrição:

Atividade de manutenção das bases de dados institucionais.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Tentativa de obtenção de benefícios indevidos.

Efeitos/Consequências:

Acesso a dados sigilosos.

Identificação dos Controles Existentes:

Controle de acesso físico ao ambiente onde estão armazenadas as fitas.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Instalação de câmera de vigilância no datacenter.

Prazo para implementação (novos controles):

PDTIC 2019-2021

Setor Responsável:

(SETI)

Risco de Integridade 20 (RSCINT 20):

Acesso às bases de dados

Descrição:

Atividade de manutenção das bases de dados institucionais.

Natureza do Risco:

Corrupção/fraude

Possíveis Causas:

Tentativa de obtenção de benefícios indevidos.

Efeitos/Consequências:

1 - Obtenção de benefícios particulares ou a terceiros;

2 - Causar prejuízo ao erário ou a outrem.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Controle de acesso limitado às bases de dados institucionais;

2 - Controle de acesso físico aos servidores (datacenter).

Controles Propostos / Ações Propostas:

Armazenamento de registros de acesso e transações de bancos de dados em local distinto, com restrições de acesso (por chave dupla).

Prazo para implementação (novos controles):

PDTIC 2019-2021

Setor Responsável:

(SETI)

Risco de Integridade 21 (RSCINT 21):

Concurso Público

Descrição:

A UFFS realizada concurso público para profissionais docentes, enquanto que para concursos de provimento de vagas de técnicos administrativos contrata empresa qualificada; por isso, os itens das próximas colunas se referem apenas a concursos de docentes.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Indivíduos ou grupos/colegiados produzir influência na descrição da vaga necessária (área do concurso), bem como na escolha dos membros da banca, dos pontos da prova de conhecimento, nos critérios de análise do currículo e nos procedimentos de análise da prova didática, com direcionamento para pessoas específicas.

Efeitos/Consequências:

Beneficiar candidatos ou pessoas que possam tornar-se candidatos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - O concurso público é organizado e controlado por uma comissão permanente de concurso, composta por diversos servidores e presidida pelo Vice-Reitor, o que garante uma visão ampla do processo;

2 - Os colegiados dos respectivos cursos a que se destinam as vagas apenas indicam nomes para integrarem as bancas, mas sua constituição é realizada pela comissão de concurso;

3 - As bancas são necessariamente integradas por um membro externo à Universidade;

4 - Todos os integrantes da banca assinam declaração de impessoalidade atestando inexistência de vínculos impeditivos definidos em documento pela Universidade;

5 - Todas as etapas do processo são publicizadas por meio de editais;

6 - O concurso propriamente dito inicia com uma reunião com todos os integrantes das bancas na qual são tornadas públicas todas as exigências e cuidados necessários postos pela Universidade;

7 - Os candidatos têm possibilidades de recursos em todas as etapas do processo.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida pela Instituição nos concursos já realizados, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(GR)

Risco de Integridade 22 (RSCINT 22):

Nomeações

Descrição:

Nomeação de docentes e técnicos administrativos.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Indivíduos ou grupos interessados em obter vantagens para conseguir uma vaga em órgão público.

Efeitos/Consequências:

1 - Nomear algum candidato aleatoriamente para agradar a interesses de outrem, atendendo a pressões ou acordos;

2 - Não atentar para os devidos requisitos de titulação e/ou de experiência exigidos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Todas as nomeações são derivadas de concurso público;

2 - O edital de concurso define os critérios exigidos para nomeação, os quais deverão ser rigorosamente respeitados;

3 - A nomeação é restrita à lista de espera sequencial;

4 - A nomeação é solicitada pela respectiva chefia à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas;

5 - Nessa Pró-Reitoria, o processo passa por várias pessoas, incluindo o Pró-Reitor;

6 - Na sequência, o processo é encaminhado ao Reitor para decisão final.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida pela Instituição nas nomeações já realizadas, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(GR)

Risco de Integridade 23 (RSCINT 23):

Progressão e Promoção

Descrição:

Progressão por Mérito Profissional para os Servidores Técnicos-Administrativos em Educação e Progressão e Promoção para os servidores docentes da UFFS.

Natureza do Risco:

Corrupção/Fraude

Possíveis Causas:

O risco reside no estabelecimento de esquema de corrupção, que envolveria, além do servidor beneficiado, a própria Diretoria de Desenvolvimento de Pessoal/Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (DDP/PROGESP). Consistiria na concessão do benefício de Progressão/Promoção a servidor que não foi aprovado em Processo de Avaliação de Desempenho, ou até mesmo sem o cumprimento do interstício mínimo estabelecido pela legislação. Tal esquema de corrupção implica também em uma fraude, pois induz a Administração ao erro, que pagará o benefício com base em um ato fraudulento.

Efeitos/Consequências:

Beneficiar servidor nas progressões ou promoções indevidamente, ocasionando dano ao erário.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Controle dos ciclos avaliativos;

2 - Verificação da autenticidade dos Pareceres das Comissões de Avaliação de Desempenho;

3 - Processo analisado por mais de um servidor, sendo realizado um parecer pelo Chefes do Serviço Especial de Acompanhamento da Carreira, pelo Chefe da Divisão de Avaliação e Carreira e pelo Diretor de Desenvolvimento de Pessoal; por fim, é emitida Portaria pelo Pró-reitor de Gestão de Pessoas, dando-se publicidade da mesma na página da UFFS.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Implantação de um sistema que vincule as Avaliações de Desempenho às Progressões/Promoções.

Prazo para implementação (novos controles):

Em discussão com Secretaria Especial de Tecnologia e Informação para implantação de um sistema informatizado.

Setor Responsável:

PROGESP

Risco de Integridade 24 (RSCINT 24):

Remoção e Distribuição.

Descrição:

Remoção e distribuição de servidores públicos.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Indivíduos ou grupos que objetivam atender a interesses particulares, alheios aos interesses da instituição ou dos setores envolvidos.

Efeitos/Consequências:

Realocação de servidores públicos exclusivamente por interesses particulares, alheios aos interesses da instituição ou dos setores envolvidos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Os processos de remoção e de redistribuição passam por diversas instâncias na Universidade;

2 - Há análise de legalidade e de mérito pelos setores envolvidos;

3 - A decisão final do Reitor é fundamentada em parecer da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida pela Instituição em remoções e redistribuições, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica.

Setor Responsável:

(GR)

Risco de Integridade 25 (RSCINT 25):

Adicionais Ocupacionais

Descrição:

A ORIENTAÇÃO NORMATIVA Nº 4/SEGEP/MDGP/2017, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2017, PUBLICADA NO DOU DE 23/02/2017 disciplina a concessão dos adicionais ocupacionais para os servidores públicos federais. Dentre outros itens a serem avaliados para a caracterização dos referidos adicionais está a concentração, intensidade e tempo de exposição a agentes físicos químicos e biológicos. Devido a diminuta equipe técnica de Segurança e Medicina do Trabalho, e ao fato de a UFFS ter estrutura multi campi nos 3 estados do Sul do país, não há possibilidade destes profissionais estarem unipresentes diariamente em todos os locais de trabalho dos servidores. Sendo assim, é de responsabilidade das chefias dos servidores informarem ao Departamento de Atenção à Saúde do Servidor o tempo de exposição de seus subordinados aos riscos elencados no requerimento de adicional ocupacional, assim como da alteração do tempo de exposição aos agentes que caracterizaram o adicional.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Informações sobre o tempo de exposição dos servidores a determinados riscos, prestadas pelos servidores e pelas chefias no requerimento do processo de adicionais, que não condizem com a realidade.

Efeitos/Consequências:

Os adicionais ocupacionais são pagos em função das atividades desenvolvidas e do tempo de exposição. Caso o tempo de exposição informando por servidores e chefias for maior que o tempo de efetiva exposição é possível que servidores recebam adicional ocupacional indevido, onerando, dessa forma, indevidamente os cofres públicos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Encaminhamento de termo de Ciência deixando claro a tarefa da chefia em informar que qualquer alteração no ambiente e nos processos de trabalho deverá ser informada ao Departamento de Atenção à Saúde do Servidor;

2 - Vistorias periódicas.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Aprimorar termo de ciência das chefias, reforçando sobre a responsabilidade das chefias em informar imediatamente quaisquer alterações nos ambientes, processos de trabalho de trabalho e tempo de exposição;

2 - Encaminhar memorando para as Chefias reforçando sobre suas responsabilidades;

3 - Ampliar realização de vistorias periódicas da equipe técnica nos ambientes de trabalho para verificar se as condições ensejadoras do adicional ocupacional ainda persistem.

Prazo para implementação (novos controles):

Imediato/em andamento

Setor Responsável:

(PROGESP)

Risco de Integridade 26 (RSCINT 26):

Cumprimento do Regime de trabalho (Dedicação Exclusiva)

Descrição:

Dedicação Exclusiva (DE) é o regime que implica, ao servidor docente, o impedimento do exercício de outra atividade remunerada, pública ou privada, com as exceções previstas na LEI Nº 12.772, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2012. Assim sendo, as exceções ao regime de dedicação exclusiva são todas as situações previstas em Lei que permitem a acumulação do cargo de docente em regime de DE com outras funções remuneradas.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

1 - Oportunismo do servidor público;

2 - Controles ineficientes/denúncias.

Efeitos/Consequências:

1 - Enriquecimento ilícito;

2 - Prejuízo das atividades de ensino, pesquisa e extensão na instituição.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Declarações de acúmulos de cargos;

2 - Ouvidoria (INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2/PROGESP/UFFS/2016, que regulamenta a percepção de gratificações por realização de atividades esporádicas, nos termos do Art. 21 da LEI Nº 12.772, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2012);

3 - Auditorias realizadas pelo TCU;

4 - Irregularidades apuradas pela UFFS por meio do e-pessoal.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Trabalho de conscientização dos servidores de forma a cumprirem o determinado em Lei;

2 - Com a implantação do e-social, o cruzamento de dados será facilitado e a tendência é maior efetividade no controle.

Prazo para implementação (novos controles):

2021

Setor Responsável:

(PROGESP)

Risco de Integridade 27 (RSCINT 27):

Acumulação indevida de cargos (Públicos e/ou Privados)

Descrição:

A acumulação remunerada de cargos públicos é vedada pela Constituição, que em seu artigo 37, inciso XVI, alíneas “a”, “b” e “c”, admite três exceções. São estas a acumulação de dois cargos de professor, de um cargo de professor com outro técnico ou científico, ou ainda de dois cargos ou empregos privativos de profissionais de saúde, com profissões regulamentadas. Acumulação de cargos público e privado requer compatibilidade de horários.

Natureza do Risco:

Fraude.

Possíveis Causas:

1 - Oportunismo do servidor público;

2 - Controles ineficientes/denúncias.

Efeitos/Consequências:

1 - Enriquecimento ilícito;

2 - Prejuízo das atividades de ensino, pesquisa e extensão na instituição.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Declarações de acúmulos de cargos;

2 - Ouvidoria;

3 - Auditorias realizadas pelo TCU;

4 - Irregularidades apuradas pela UFFS por meio do e-pessoal.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Trabalho de conscientização dos servidores de forma a cumprirem o determinado em Lei;

2 - Com a implantação do e-social, o cruzamento de dados será facilitado e a tendência é maior efetividade no controle.

Prazo para implementação (novos controles):

2021

Setor Responsável:

(PROGESP)

Risco de Integridade 28 (RSCINT 28):

Avaliação de Desempenho

Descrição:

Avaliação de Desempenho dos servidores Docentes e Técnico-Administrativos em Educação para fins de Estágio Probatório e Progressão/Promoção.

Natureza do Risco:

Corrupção/Fraude.

Possíveis Causas:

O risco de corrupção existe na medida em que os Processos de Avaliação de Desempenho, sobretudo dos docentes, são realizados inteiramente no âmbito do campus de lotação do servidor, o que pode facilitar a prática de beneficiamento mútuo. Tal situação induz a Administração a uma equivocada aprovação no Estágio Probatório (concedendo Estabilidade a um servidor que não estaria apto ao desempenho das funções do seu cargo), ou mesmo uma Progressão/Promoção a um servidor que não teria mérito para tal. Esse mesmo risco existe na Avaliação de Desempenho dos servidores Técnico-Administrativos em Educação (TAEs), todavia, tal processo tem seu risco atenuado pelo fato de, na maioria das vezes, os servidores TAEs serem chefiados por servidores Docentes, o que traz integrante de outra carreira para dentro do processo, diminuindo, mas não eliminando, o risco de estabelecimento de acordos. Quando o docente não figura entre as chefias do servidor TAE, o risco de corrupção e fraude aumenta praticamente na mesma proporção. O fato de não existirem fatores avaliativos bem definidos aumenta consideravelmente o risco de corrupção e fraude no processo.

Efeitos/Consequências:

1 - Aprovação no Estágio Probatório (concessão de Estabilidade a um servidor que não estaria apto ao desempenho das funções do seu cargo).

2 - Concessão de Progressão/Promoção a um servidor que não teria mérito para tal.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - No caso dos servidores docentes:

I - As avaliações são realizadas pelas Coordenações de Curso de atuação do docente e pela Coordenação Acadêmica;

II - É emitida uma Certidão pelo Comitê de Ética;

III - É formada uma Comissão de Avaliação de Desempenho (CAD) que emite um parecer mediante a análise dos documentos, considerando:

a) verificação da conformidade entre documentação comprobatória constante no memorial descritivo que é um relatório em que o docente produz sobre toda a atuação no período avaliado;

b) análise dos documentos produzidos pelos coordenadores e colegiados em relação ao

memorial descritivo.

c) outros documentos que a CAD julgar necessário.

2 - No caso dos Técnicos Administrativos

I - As avaliações são realizadas pelas chefias imediatas e superiores que avaliam o servidor e dá o feedback;

II - É formada uma Comissão de Avaliação de Desempenho que emite parecer mediante a análise dos documentos emitidos pelas chefias.

Buscando coibir práticas de corrupção/fraudes nesses processos, a Diretoria de Desenvolvimento de Pessoal, com apoio das Assessorias de Gestão de Pessoas dos campi, busca realizar rotineiramente o acompanhamento e controles dos processos, mantendo todas as instâncias envolvidas devidamente informadas das boas práticas de gestão dos referidos processos, bem como da importância da celeridade e transparência nos encaminhamentos destes.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Apresentar proposta de novo regulamento, para aprovação nas instâncias competentes, parâmetros objetivos para as avaliações de desempenho, como por exemplo: para os docentes pontuações nas atividades e, para os técnicos e docentes, um sistema que envolva mais atores no processo (Avaliação 360º ).

Prazo para implementação (novos controles):

2019/1

Setor Responsável:

(PROGESP)

Risco de Integridade 29 (RSCINT 29):

Sindicância e Processos Administrativos Disciplinares

Descrição:

No uso dessas atribuições, o Reitor acionará a CPPAD/UFFS, atendendo a conveniência administrativa, para fins de autuação em sindicâncias de qualquer natureza, instrução e processamento administrativo disciplinar, decorrentes da tomada de conhecimento de fato lesivo à Administração Pública ou por denúncia infracional específica, de acordo com a necessidade de instalação do procedimento.

Natureza do Risco:

Corrupção.

Possíveis Causas:

Interesse em beneficiar ou prejudicar outrem.

Efeitos/Consequências:

Abertura de sindicâncias ou PADs de maneira infundada ou interferência no trabalho de investigação das comissões e/ou na decisão final

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Há uma comissão permanente de procedimentos administrativos disciplinares;

2 - Todos os processos que ensejam abertura de sindicância ou PAD são instruídos/organizados por essa comissão permanente;

3 - O Reitor consulta a Procuradoria Federal antes de tomar decisões em todas as etapas do processo;

4 - Em nenhuma situação a decisão final tomada pelo Reitor desconsidera o relatório final da Comissão e os pareceres da Procuradoria Federal;

5 - Cabe recurso das decisões do Reitor ao Conselho Universitário.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pela experiência obtida pela Instituição no que se refere a Sindicâncias e PADs, entende-se que os controles existentes atendam os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(GR)

Risco de Integridade 30 (RSCINT 30):

Expedição de certificados de participação em grupos de estudos, projetos de monitorias, realização de estágios não-obrigatórios.

Descrição:

Os certificados das atividades de ensino são registrados e expedidos após o estudante ter finalizado as atividades/cumprido a carga horária.

Natureza do Risco:

Fraude - Falsificação de certificados.

Possíveis Causas:

Comercialização de certificados falsificados para obter vantagem financeira.

Efeitos/Consequências:

Afeta a integridade dos documentos expedidos pela UFFS e utilização, indevidamente, do nome da UFFS.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Conferência da Lista de presença e relatório final pra verificar se realmente o estudante participou ou não da atividade, checando a carga horária;

2 - Checagem do número de matrícula pra verificar é estudante da UFFS.

Controles Propostos / Ações Propostas:

 -

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 31 (RSCINT 31):

Revalidação de diplomas de cursos de graduação expedidos por instituição estrangeira

Descrição:

A UFFS é uma Instituição apta a fazer a revalidação de diplomas de cursos de graduação expedidos por instituições estrangeiras. Neste processo, o interessado encaminha documentação exigida via Plataforma Carolina Bori e a UFFS nomeia um Comitê (formado por docentes da área) para avaliar estes documentos e emitir Parecer sobre a revalidação. Neste parecer, o comitê pode deferir, deferir parcialmente ou indeferir o pedido de revalidação do diploma.

Natureza do Risco:

Fraude - Receber pedidos de revalidação com diploma e demais documentos falsificados em nome de Instituição estrangeira

Possíveis Causas:

Obter vantagem do processo de revalidação para inserir-se no mercado de trabalho no Brasil com diploma falsificado.

Efeitos/Consequências:

Afeta a integridade dos diplomas revalidados pela UFFS e possibilita a atuação de profissionais não habilitados no mercado de trabalho brasileiro.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Verificação da documentação inserida na plataforma Carolina Bori.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Solicitação de autenticação da documentação inserida na plataforma Carolina Bori, em caso de dúvida;

2 - Verificações e Segregações de Funções.

Prazo para implementação (novos controles):

2020

Setor Responsável:

(PROGAD)

Risco de Integridade 32 (RSCINT 32):

Registro de diplomas de cursos de graduação expedidos por instituições brasileiras não universitárias

Descrição:

A UFFS é uma Instituição apta a fazer o registro de diplomas de instituições brasileiras não universitárias que não podem registrar seus diplomas. Assim, a UFFS recebe a documentação comprobatória da conclusão do curso de graduação pelo estudante, bem como o diploma a ser registrado e, estando de acordo com a legislação vigente, realiza o registro do diploma para a instituição.

Natureza do Risco:

Fraude - Receber pedidos de registro de diplomas de cursos não concluídos, cursados irregularmente ou diplomas falsificados.

Possíveis Causas:

Obter vantagem do serviço de registro de diplomas prestado pela UFFS para inserir profissionais no mercado de trabalho sem a qualificação necessária.

Efeitos/Consequências:

Afeta a integridade dos diplomas revalidados pela UFFS e possibilita a atuação de profissionais não habilitados no mercado de trabalho brasileiro.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Verificação da documentação do aluno e conferência dos documentos encaminhados pela instituições solicitantes;

2 - Guarda da documentação para fins de auditoria.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Solicitação de autenticação da documentação encaminhada em caso de dúvida;

2 - Verificações e Segregações de Funções.

Prazo para implementação (novos controles):

2020

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 33 (RSCINT 33):

Processos do registro de notas, ACCs, aproveitamentos de CCRs dos estudantes

Descrição:

Alguns procedimentos acadêmicos podem ser retificados ou até mesmo realizados pela Diretoria, e todos os servidores lotados no setor têm acesso aos dados dos alunos.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

1 - Editar o registro de notas em diário de classe;

2 - Registrar atividade curricular complementar em histórico escolar;

3 - Registrar aproveitamento de componente curricular.

Efeitos/Consequências:

1 - Aprovar ou reprovar estudante em componente curricular;

2 - Liberar o estudante de cumprir um componente curricular obrigatório ou optativo.

Identificação dos Controles Existentes:

Sistema Informatizado para lançamento de notas, ACC's e CCR's.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Trilhas de auditoria no sistema;

2 - Verificações e Conciliações.

Prazo para implementação (novos controles):

2022

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 34 (RSCINT 34):

Processo Seletivo de Ingresso nos cursos de Graduação

Descrição:

A inscrição do candidato é realizada através da plataforma do Sistema de Seleção Unificada (SiSU) do Ministério da Educação (MEC), sendo que a UFFS faz o download do arquivo, em extensão CSV, com os candidatos que permanecem em lista de espera para proceder as chamadas subsequentes do processo seletivo.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

1 - Alteração na classificação do candidato no curso;

2 - Exclusão de candidatos da lista;

3 - Inserção de candidato na lista.

Efeitos/Consequências:

Alterar a listagem de espera dos candidatos.

Identificação dos Controles Existentes:

Conferência.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Novas Verificações e Conciliações;

2 - Segregação de Funções;

3 - Automatização de Processos.

Prazo para implementação (novos controles):

2020

Setor Responsável:

(PROGRAD)

Risco de Integridade 35 (RSCINT 35):

Matrículas em cursos de Pós-Graduação lato e stricto sensu e Residências Médicas e Multiprofissionais.

Descrição:

A PROPEPG/DPG, em conjunto com as Coordenações Acadêmicas e Coordenações Adjuntas de Pesquisa e Pós-Graduação dos campi, vem trabalhando na construção e implantação de cursos e programas de pós-graduação e residências médicas e multiprofissionais. Para estas modalidades, são ofertadas vagas semestrais e/ou anuais a egressos, ex-egressos e comunidade externa à UFFS.

Natureza do Risco:

Corrupção/ Fraude

Possíveis Causas:

1 - O aluno inscrever-se utilizando de informações inverídicas ou falhas;

2 - Falta de transparência no processo seletivo;

3 - Não cumprimento dos cronogramas ou prazos e requisitos previstos em editais;

4 - Privilegiar um grupo de candidatos ou candidatos específicos por meio do repasse de informações antecipadas sobre o processo seletivo.

Efeitos/Consequências:

1 - Não detectar as falhas ou informações inverídicas e aprovar o candidato;

2 - Detectar as falhas ou informações falsas, mas ser conivente e aprovar o candidato;

3 - Favorecer determinado grupo ou discentes no processo de seleção;

4 - Proceder indevidamente ao não cumprimento do cronograma e receber documentação de estudante fora do prazo, por exemplo, favorecendo o candidato de forma ilegal;

5 - Não atender ao princípio do interesse público sobre o particular.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Todos os editais dos processos seletivos são públicos e com ampla divulgação, além de seguirem um padrão pré-estabelecido pela Diretoria de Pós-Graduação (DPG) nos requisitos comuns a todos os cursos, programas e residências;

2 - Existe um sistema de gestão de controle acadêmico (SGP) da Pós-Graduação, para cadastro dos cursos e dos alunos;

3 - Existem comissões designadas por portarias dentro dos colegiados dos PPGs, cursos e residências para conduzir o processo seletivo;

4 - Uso de documentos oficiais para o lançamento dos editais e cadastro dos alunos aprovados.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pelas experiências obtidas na Diretoria de Pós-Graduação, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(PROPEPG)

Risco de Integridade 36 (RSCINT 36):

Programa de Apoio à Pós-Graduação

Descrição:

Apoio aos Programas de Pós-Graduação por meio de recursos financeiros institucionais e financiados pela CAPES (PROAP CAPES, DINTER E PROFMAT), para pagamento de diárias servidor e não servidor nacionais e internacionais, aquisição de materiais e serviços de laboratórios e pesquisa, ressarcimentos de despesas a docentes e discentes.

Natureza do Risco:

Corrupção / Fraude

Possíveis Causas:

1 - O beneficiário do projeto ou recurso realizar prestação de contas com falhas ou informações falsas;

2 - Falta de transparência nos critérios de distribuição dos recursos;

3 - Forjar eventos na área de pós-graduação com emissão de certificados para recebimento do recurso.

Efeitos/Consequências:

1 - Não detectar as falhas ou informações falsas e prestar contas nos respectivos sistemas;

2 - Detectar as falhas ou informações falsas, mas ser conivente e prestar contas;

3 - Favorecer determinado grupo, ou docentes e discentes na aplicação do recurso;

4 - Pagamento indevido das despesas.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Autorizações/aprovações dos processos passam por diversas instâncias;

2 - Sistemas (SEI, SCDP) rígidos com relação às informações dos pedidos;

3 - Existem normativas internas e externas que servem de apoio legal para a execução das atividades de solicitação e prestação de contas.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pelas experiências obtidas nos setores envolvidos com o PROAP, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

Não se aplica

Setor Responsável:

(PROPEPG)

Risco de Integridade 37 (RSCINT 37):

Oferta de Editais de Pesquisa com recursos para custeio e capital e bolsas de iniciação científica e tecnológica

Descrição:

A Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPEPG/DPE), em conjunto com as Coordenações Adjuntas de Pesquisa e Pós-Graduação dos campi, disponibiliza os recursos ao desenvolvimento da Pesquisa e Inovação, por meio do lançamento de Editais de Fomento com recursos internos e externos.

Natureza do Risco:

Corrupção / Fraude

Possíveis Causas:

1 - O beneficiário do projeto inscrever-se utilizando de informações inverídicas ou falhas;

2 - O beneficiário do projeto não fazer uso do recurso para fins do edital;

3 - Falta de transparência no processo de seleção dos projetos e distribuição dos recursos e bolsas;

4 - Lançamento de editais específicos para beneficiar um determinado grupo ou pessoas de interesse particular.

Efeitos/Consequências:

1 - Não detectar as falhas ou informações falsas e inscrever o candidato no respectivo edital;

2 - Detectar as falhas ou informações falsas, ser conivente e inscrever o candidato no respectivo edital;

3 - Favorecer determinado grupo, ou docentes, discentes na distribuição dos recursos e das bolsas;

4 - Não atender ao princípio do interesse público sobre o particular.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Sistema Prisma para cadastro dos pesquisadores;

2 - Uso de documentos oficiais para lançamento dos editais e conferência dos dados dos beneficiários;

3 - Existe um Comitê Assessor de Pesquisa (CAP) que exerce as atividades de gestão do processo avaliativo;

4 - Existem avaliadores ad hoc para os projetos inscritos nos editais;

5 - Existe CEP, CEUA, CIBio, que são comitês reguladores/fiscalizadores dos projetos;

6 - Todos os editais são públicos com ampla divulgação.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Pelas experiências obtidas na Diretoria de Pesquisa, os controles existentes atendem os critérios de controle.

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(PROPEPG)

Risco de Integridade 38 (RSCINT 38):

Pagamento de bolsas discentes em projetos

Descrição:

Conforme RESOLUÇÃO Nº 1/CONSUNI CEXT/UFFS/2013, art. 5º, as bolsas acadêmicas não podem ser acumuladas com outras bolsas de programas oficiais. Entretanto, não há um programa que forneça os nomes dos docentes que estão recebendo bolsa em outra Pró-Reitoria para que possa ser efetuado o controle. O documento utilizado para controlar é o termo de compromisso, assinado pelo bolsista, comprometendo-se com o não acúmulo de Bolsas.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

O discente pode, discricionariamente, omitir a informação e, portanto, receber a bolsa em duplicidade.

Efeitos/Consequências:

Pagamento duplicado de bolsas discentes em projetos. Se verificada tal situação, é emitida uma Guia de Recolhimento da União (GRU) para que o pagamento recebido indevidamente seja ressarcido à universidade.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - O coordenador da proposta em que o discente está vinculado é o responsável pela seleção do bolsista, devendo o mesmo tomar conhecimento e impedir que aluno já detentor de Bolsa seja inscrito novamente como bolsista;

2 - Termo de compromisso assinado pelo bolsista declarando não ser portador de outra Bolsa nem estágio remunerado.

Controles Propostos / Ações Propostas:

Sistema gestor com os dados de todos os bolsistas da UFFS com o intuito de impedir a inscrição de um bolsista em mais de um projeto ou programa institucional. Uma vez inscrito em uma ação, o aluno precisaria solicitar o seu desligamento daquela para se vincular em outra.

Prazo para implementação (novos controles):

Proposta submetida à TI da UFFS para que seja desenvolvida.

Setor Responsável:

(PROEC)

Risco de Integridade 39 (RSCINT 39):

Desligamento de bolsista em projetos

Descrição:

O desligamento de um bolsista vinculado em projeto de extensão é efetuado via memorando do coordenador da proposta na qual o bolsista está vinculado, anexando-se documento assinado pelo aluno que está sendo desligado.

Natureza do Risco:

Fraude e corrupção

Possíveis Causas:

Muitas vezes, o coordenador da ação não possui atividades semanais com o bolsista, o que ocasiona a demora em detectar a desistência do aluno. Se o coordenador não enviar documento ou aviso visando ao cancelamento do pagamento da bolsa, poderá haver pagamento indevido.

Efeitos/Consequências:

Recebimento indevido de bolsa.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Supervisão;

2 - Monitoramento.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Mecanismos de monitoramento: o responsável pelo bolsista deve efetuar acompanhamento mensal das atividades desenvolvidas pelo mesmo;

2 - Comprometimento ético: ao identificar que o bolsista não cumpre com suas obrigações, o responsável deve, tempestivamente, encaminhar documento para que seja efetuado o cancelamento da bolsa.

Prazo para implementação (novos controles):

Próximos editais.

Setor Responsável:

(PROEC)

Risco de Integridade 40 (RSCINT 40)

RSCINT 40 - Carga horária docente em projetos de extensão

Descrição:

O coordenador da proposta encaminha o relatório final da atividade submetida por ele, solicitando certificação dos participantes, bem como da do próprio coordenador.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Na carga horária do coordenador podem ser atribuídas horas que não correspondem à carga horária efetiva.

Efeitos/Consequências:

Recebimento de certificado com carga horária acima da efetivamente cumprida.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Requisição de certificação.

2 - Avaliação do Projeto

Controles Propostos / Ações Propostas:

A Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PROEC) está tramitando uma Resolução que regulamenta a carga horária de referência para o registro de ações de extensão e cultura para coordenadores, ministrantes e participantes.

Prazo para implementação (novos controles):

Tramitação e aprovação da Resolução pela Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação, Extensão e Cultura (CPPGEC).

Setor Responsável:

(PROEC)

Risco de Integridade 41 (RSCINT 41):

Análise Socioeconômica

Descrição:

Conceder auxílios financeiros aos estudantes da UFFS que se encontram em situação de vulnerabilidade socioeconômica, por meio de editais específicos. Os auxílios socioeconômicos da UFFS estão divididos em 4 editais anuais: i) socioeconômicos (auxílio estudantil, moradia, alimentação, transporte e creche), Ingresso, Emergencial e PIN. Além disso, a Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PROAE) operacionaliza o pagamento do auxílio alternância (recursos de custeio) para os cursos de alternância (de Campo) dos Campus de Laranjeiras do Sul-PR e Erechim-RS. Operacionalizar, gerenciar e acompanhar a concessão do recurso por meio de controles específicos do pagamento de auxílios.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

1 - Análise realizada de com viés para beneficiar o estudante;

2 - Não consideração de documentos comprobatórios da situação econômica do estudante.

Efeitos/Consequências:

Geração de IVS incorreto viabilizando ou não o recebimento de auxílios por parte dos estudantes.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Verificações;

2 - Supervisões.

(INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2/PROAE/UFFS/2018)

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Canais de denúncias;

2 - Fortalecimento das Comissões de Acompanhamento e Avaliação dos Programas de Assistência Estudantil (CAAPAEs).

Prazo para implementação (novos controles):

12/2018

Setor Responsável:

(PROAE)

Risco de Integridade 42 (RSCINT 42):

Análise de inscrições em editais de bolsas e auxílios socioeconômicos

Descrição:

Deferimento das inscrições.

Natureza do Risco:

Fraude/corrupção

Possíveis Causas:

Servidor pode não atentar para os critérios estabelecidos, visando beneficiar estudantes e/ou informar dados incorretos para se beneficiar.

Efeitos/Consequências:

Desvios de recursos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Segregação de Funções;

2 - Verificações;

3 - Supervisões.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Canais de denuncias;

2 - Implantação de sistema de gestão de pagamentos.

Prazo para implementação (novos controles):

12/2018

Setor Responsável:

(PROAE)

Risco de Integridade 43 (RSCINT 43):

Gestão de pagamentos de auxílios socieconômicos

Descrição:

Anexar listagem de alunos para pagamento de auxílios.

Natureza do Risco:

Corrupção

Possíveis Causas:

Servidor pode informar dados incorretos para se beneficiar.

Efeitos/Consequências:

Desvios de recursos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Segregação de Funções;

2 - Verificações;

3 - Supervisões.

Controles Propostos / Ações Propostas:

1 - Canais de denuncias;

2 - Implantação de sistema de gestão de pagamentos.

Prazo para implementação (novos controles):

12/2018

Setor Responsável:

(PROAE)

Risco de Integridade 44 (RSCINT 44):

Autorização mensal de auxílios socieconômicos (PBP)

Descrição:

Autorização do pagamento mensal.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

Servidor pode não atentar para os critérios estabelecidos, visando beneficiar estudantes e/ou informar dados incorretos para se beneficiar.

Efeitos/Consequências:

Desvios de recursos.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Segregação de Funções;

2 - Supervisões.

Controles Propostos / Ações Propostas:

 -

Prazo para implementação (novos controles):

 -

Setor Responsável:

(PROAE)

Risco de Integridade 45 (RSCINT 45):

Pagamento de bolsas e auxílios socieconômicos

Descrição:

1 - A Diretoria de Políticas de Graduação (DPGRAD) solicita para Diretoria de Orçamento (DORC) alocação de recursos para empenho;

2 - Os campi encaminham à DPGRAD uma listagem com nomes, números de CPF e dados bancários dos estudantes, bem como o valor a receber à título de bolsa ou auxílio;

3 - A DPGRAD efetua lançamento no sistema SIAFI dos dados dos estudantes que devam receber a bolsa ou auxílio.

4 - A DPGRAD encaminha as Solicitações de Pagamento para Superintendência Financeira (SUFIN);

5 - A SUFIN efetiva o pagamento da bolsa ou auxílio.

Natureza do Risco:

Fraude

Possíveis Causas:

1 - Alteração da listagem encaminhada, incluindo ou excluindo nomes na lista;

2 - Alteração do valor do pagamento devido.

Efeitos/Consequências:

1 - Realização de pagamentos indevidos;

2 - Não efetivação de pagamento para quem é devido;

3 - Efetivação de pagamento com valor incorreto.

Identificação dos Controles Existentes:

1 - Gestão dos recursos com ética;

2 - Transparência do processo;

3 - Prestação de contas dos pagamentos efetuados;

4 - Checagem do número de matricula pra verificar se o beneficiário é estudante da UFFS e se possui a matrícula ativa.

Controles Propostos / Ações Propostas:

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Prazo para implementação (novos controles):

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Setor Responsável:

(PROGRAD)