Departamento de Gestão Documental (DGDOC)

 

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) é responsável por desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na UFFS, visando à eficiência administrativa, o acesso à informação e à preservação da memória institucional. Tem por finalidade normatizar os procedimentos e garantir a preservação e a difusão do patrimônio documental, além de propor, adequar e elaborar os instrumentos para sua gestão, visando fornecer informações e/ou documentos arquivísticos de caráter probatório ou informativo, necessários às atividades da Instituição.

O DGDOC, além de orientar os setores administrativos na produção, classificação e conservação dos documentos, atua também na avaliação de documentos dando suporte à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), grupo multidisciplinar encarregado por definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFFS, visando à identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor.

Integram a estrutura do Departamento de Gestão Documental o Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) e o Serviço de Arquivo Permanente (SEAP), que são responsáveis por gerenciar a transferência e o recolhimento de documentos para o Arquivo Intermediário e para o Arquivo Permanente da UFFS, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e com o Quadro de Arranjo de Documentos da UFFS, que possibilitam o acesso aos documentos de guarda permanente e longas temporalidades na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.

Serviço de Arquivo Intermediário 

 

O Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) é responsável,  entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental no desenvolvimento das atividades voltadas aos arquivos correntes e intermediários, as quais possibilitarão a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS (CPAD/UFFS), para aprovar a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário e a preservação dos documentos com valor histórico, probatório e informativo.

 

Objetivos do SEAI:

  • controlar o fluxo de solicitação para a organização dos arquivos correntes e intermediários;
  • controlar a transferência de documentos para organização ou acondicionamento no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
  • realizar visitas técnicas aos setores para diagnosticar a situação dos arquivos correntes e intermediários;
  • providenciar a organização e acondicionamento dos documentos correntes/intermediários transferidos ao Arquivo, de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS;
  • elaborar Índices/Guias para consulta dos documentos de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS;
  • atender e controlar o empréstimo de documentos arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
  • monitorar os prazos de guarda dos documentos que encontram-se na fase intermediária, de modo a serem destinados à eliminação ou guarda permanente;
  • consultar o Arquivo Nacional em assuntos relacionados à temporalidade e destinação de documentos (eliminação ou guarda permanente);
  • controlar o recebimento e a destinação de documentos acondicionados no Arquivo;
  • controlar o acondicionamento e o acesso aos documentos custodiados no Arquivo Intermediário;

 

Serviço de Arquivo Permanente 

 

O Serviço de Arquivo Permanente (SEAP) é responsável, entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental na guarda, preservação,  acesso e difusão de documentos, que na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS são considerados como sendo de guarda permanente.

 

Objetivos do SEAP:

  • controlar o recebimento, a organização, ordenação e acondicionamento dos documentos/processos das Pró-Reitorias/Secretarias Especiais encaminhados para guarda definitiva no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
  • elaborar e controlar o recebimento das Relações de Recolhimento de Documentos/Processos ao Arquivo Permanente;
  • elaborar instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) para consulta dos documentos/processos permanentes arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
  • providenciar a digitalização de documentos para facilitar o acesso e diminuir o manuseio dos originais em suporte papel, e para disponibilizar na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS;
  • administrar a Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, bem como a descrição/difusão de documentos de caráter permanente, possibilitando a consulta dos objetos digitais por usuários internos e externos à UFFS;
  • controlar o acondicionamento e a conservação dos documentos/processos permanentes custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
  • realizar procedimentos de conservação preventiva nos documentos, como higienização, preparação de invólucros, migração de suporte etc;
  • prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;
  • controlar o atendimento de vistorias (monitoramento de extintores, limpeza, condições do mobiliário e equipamentos) no Arquivo Permanente;

 

O cadastro de documentos e processos administrativos, desde 06/01/2010 deve ser realizado no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual, do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que controla o cadastro, a tramitação e o arquivamento de documentos avulsos e processos administrativos e permite a consulta posterior da documentação.

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos até 31/12/2019, é possibilitada mediante consulta no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), que continua acessível para busca de documentos e processos cadastrados até o ano de 2019. Em caso de indisponibilidade, contatar o suporte da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), por meio do Atendimento de TI (ATI).

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos a partir de 01/01/2020, é possibilitada mediante consulta no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual (selecionar no menu à esquerda as opções "Processos" ou "Documentos").

As solicitações de empréstimo de processos não digitais arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, devem ser formalizadas através do e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. A retirada/devolução dos processos não digitais por servidores do Campus Chapecó  e da Reitoria (Unidade Biblioteca) é realizada pessoalmente, nas salas 212, 211 ou 210 (segundo andar do Prédio da Biblioteca), pelo servidor que solicitou o empréstimo. 

Os Relatórios de Atividades do Departamento de Gestão Documental, podem ser conferidos diretamente na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.