PARECER Nº 29/CONCUR/UFFS/2022

Parecer refere-se ao “Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas” da Universidade Federal da Fronteira Sul.

 

Processo nº: 23205.007807/2022-96

Comissão Relatora: Elise Cristina Eidt e Evandro Pedro Schneider

Assunto: Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas

Interessado: Pró-Reitoria de Planejamento - UFFS

 

I – HISTÓRICO

 

O presente parecer refere-se ao “Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas” da Universidade Federal da Fronteira Sul.

Conforme Estatuto da UFFS, Art. 57, V, é competência deste Conselho Curador, Órgão superior de controle e fiscalização da gestão econômico financeira, emitir parecer sobre a prestação de contas. Assim, em atendimento à designação do Presidente do Conselho Curador da UFFS, Alcindo Oliveira Lopes, em 25 de março de 2022, conforme Decisão nº 13/CONCUR/UFFS/2022, foram designados estes conselheiros que subscrevem o parecer.

Destaca-se que a peça recebida, conforme Processo 23205.007807/2022-96, está instruída com a seguinte documentação: versão inicial do Relato Integrado (folhas 02 a 134), parecer da Auditoria Interna (folhas 136 a 150) e a versão final do Relato após correções apontadas pela Auditoria (folhas 153 a 284).

 

 

II - CONSIDERAÇÕES

 

Para emissão deste parecer foi realizada leitura e análise do Processo 23205.007807/2022-96: “Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas” apresentado pela UFFS, o qual possui 286 folhas. A análise da Comissão se baseou na versão final do Relato Integrado, observando sua estrutura e redação, e avaliando se as correções apontadas pela Auditoria Interna, no PARECER Nº 01/AUDIN/UFFS/2022, foram realizadas.

Ressalta-se que a veracidade das informações que constam no relato integrado é de responsabilidade dos gestores da UFFS.

Passando à análise da peça, se observa que o Relato Integrado de Gestão do ano de 2021 possui a seguinte estrutura: Mensagem do Reitor da UFFS; Declaração de integridade; Visão geral organizacional e ambiente externo; Governança, planejamento e controles internos; Canais de acesso do cidadão; Resultado da gestão; Alocação de recursos e áreas especiais da gestão; Demonstrações contábeis e Anexos.

Inicialmente consta no Relato Integrado mensagem do Reitor da UFFS, Profº Marcelo Recktenvald, a qual apresenta destaque ao duplo desafio trilhado no ano de 2021, relativos a manutenção do nível de qualidade das atividades e o retorno seguro as atividades presenciais, destacando a atuação na consolidação de normativas e processos, fortalecimento de políticas, especialmente as de transparência e governança, além de finalizar as normativas da curricularização da extensão e avanço nas novas dinâmicas nos sistemas, ainda em implantação. O Reitor ressaltou a implantação de um conjunto de painéis Business Intelligence (BI), com informações detalhadas sobre os mais diversos aspectos da Universidade, o que extrapola as exigências normativas dos relatórios de gestão.

Na sequência são apresentadas a Declaração de Integridade do Relato Integrado da Equipe de Gestores (fls. 156 a 158 do processo) e Quadro Geral de Recursos e Resultados (fl. 159), onde assinam todos os responsáveis pelo documento.

Em relação ao item VISÃO GERAL, ORGANIZACIONAL E AMBIENTE EXTERNO (fls. 160 a 163) destaca-se o relato sobre o impacto da pandemia na rotina universitária e que a experiência do trabalho remoto possibilitou a aprovação do Programa de Gestão de Teletrabalho. Foi apontado que apesar da restrição orçamentária, procurou-se manter integralmente as atividades de custeio, limitando a viabilização de novas obras, contudo foi possível investir mais de 4,4 milhões de reais.

Em relação à GOVERNANÇA, PLANEJAMENTO E CONTROLES INTERNOS (fls. 164 a 171) expôs-se que em maio do ano de 2021, a UFFS instituiu a Assessoria Especial de Governança e Integridade (ASEGI), em atendimento ao artigo 14 do Decreto 9.203, de 22 novembro 2017. Entre as competências principais da ASEGI, está a de prestar assessoramento técnico a alta administração da Universidade nas áreas de governança, integridade, gestão de riscos e controles internos. Também ressaltou-se a constituição da Comissão Interna de Conservação de Energia da UFFS, responsável pelas medidas a serem adotadas para a redução do consumo de energia elétrica no âmbito da Universidade.

No quesito da Gestão de Riscos, foi salientado que a UFFS possui Política e Plano de Gestão de Riscos e Controles Internos, bem como um comitê responsável pela avaliação da exposição aos riscos. Em seus dois primeiros anos de atuação, foram percebidos efeitos práticos de melhoria dos resultados operacionais, como também a mitigação de diversos riscos na Instituição. Durante o ano de 2021, o Escritório de Processos buscou mapear, produzir, revisar e aprimorar os procedimentos institucionais. Com a criação da ASEGI se propiciou a separação entre gestão estratégica de processos e gestão operacional, abrindo espaço para a gestão de maior qualidade dos fluxos no âmbito de base, isto e, aqueles voltados as rotinas propriamente administrativas.

Em relação à gestão de riscos destaca-se a seguinte informação (pág. 17 do Relato Integrado – fl. 168 do processo):

 

(...) o Escritório de Processos está trabalhando com 317 procedimentos (processos) classificados com o status de: Em Modelagem (80); Revisando (12); Sobrestado (120); Publicados (113); Descontinuado (5), respectivamente, com os seus montantes. Contudo, o processo de mapeamento buscou consolidar todo o arcabouço de procedimentos institucionais, catalogando, ao todo, 461 processos. Deles resta o desenvolvimento e inserção de 131 processos, já catalogados, cujos procedimentos são excedentes na fila de trabalho. Grifo nosso

 

Em destaque estão os processos em desenvolvimento e inserção (131), que apresentam valor alto em relação aos 461 catalogados, cabendo o estabelecimento de prazo e/ou plano mais detalhado de ação para reduzir a fila de trabalho. Esta observação vale também para a informação da folha 169 do processo, onde consta que 47 processos estão em situação revisional e sem previsão de encerramento.

 

(...) como o Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), que foi definitivamente extinto no final de 2021, e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que já sofreu a descontinuidade de 17 processos do total de 64, estando os 47 processos restantes em situação revisional pelos setores responsáveis, uma vez que os sistemas apresentam formatações distintas e requerem novas soluções aos seus trâmites. Grifo nosso

 

Cabe ainda observação que na folha 169 do processo é citado que o SGPD foi definitivamente extinto no final de 2021. Porém, na sequência do texto é destacado que dentro das plataformas administrativas há procedimentos distribuídos em Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD – com 23 processos a serem migrados ao SIPAC). Sugere-se que seja esclarecido se houve ou não a extinção definitiva do SGPD, considerando que estes 23 processos ainda não foram migrados. Também seria importante mencionar, dentre as plataformas administrativas, os módulos ainda ativos no sistema Solar, como a exemplo do Sistema Integrado de Patrimônio (SIP).

Sobre o item Atuação da Unidade de Auditoria Interna destaca-se que, por intermédio do Relatório de Auditoria n° 09/Audin/UFFS/2021, foram apresentadas as análises quanto ao status atual das 77 recomendações em monitoramento. Sendo que destas, 22 foram implementadas, 14 parcialmente implementadas, 02 não implementadas e 24 baixadas. Além das citadas, 15 recomendações serão monitoradas somente em 2022, pois foram emitidas ao final do exercício de 2021. É justificado pela Auditoria Interna que, devido à ocorrência da pandemia da covid-19, houve prejuízos para a conclusão do Paint/2021, pois os trabalhos de auditorias previam ações presenciais, solicitações e encaminhamentos de informações e documentos que necessitavam da presença física de servidores, na Reitoria e nos campi, para a organização e encaminhamento de documentos, o que não foi possível realizar em sua integralidade.

Relativo as Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos, cabe destaque aos registros de Processos Administrativos Sancionadores. Chama atenção o valor de multas aplicadas em 2021 e o baixo valor recolhido, conforme se observa nas informações do link https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/administracao-e-infraestrutura/processos-administrativos-sancionadores. Seria pertinente explicar estes valores, para compreensão dos leitores.

Já em relação aos Processos de Responsabilização, conforme link https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/administracao-e-infraestrutura/processos-de-responsabilizacao, questiona-se o motivo de somente estarem disponíveis informações do ano de 2019.

No que concerne a estrutura CANAIS DE ACESSO DO CIDADÃO, no tópico Comunicação com a sociedade: Diretoria de Comunicação Social (DCS) (fls. 174 e 175) recomenda-se que sejam incluídas informações sobre investimentos realizados em outras mídias e divulgações externas como rádio/TV, entre outros, caso tenham sido realizadas.

No tópico Transparência e Prestação de contas, folha 176, são apresentados os resultados da gestão ao longo do ano de 2021, sendo relevante apontar que as informações estão disponibilizadas em forma de painéis Business Intelligence (BI), que trazem uma visão abrangente dos dados da UFFS, importantes indicadores para tomada de decisões.

Quanto ao item RESULTADO DA GESTÃO (fls. 177 a 200), que apresenta dados sobre a graduação, pesquisa e pós-graduação, e extensão e cultura na UFFS, destaca-se alguns ajustes necessários: (i) na folha 180, no gráfico intitulado “Idade dos alunos ingressantes de 2021”, a cor amarela não é explicada na legenda; (ii) no gráfico “Local de conclusão do Ensino Médio dos ingressantes” as cores amarela e rosa não aparecem na legenda; (iii) no “Percentual de ingressantes de acordo com o tipo de reserva de vaga” também não está detalhada a cor amarela na legenda; (iv) corrigir a informação sobre o total de GTs da Tabela “Grupos de trabalho de pós-graduação lato sensu”, folha 186;

Como sugestão se aponta que na Tabela “Demonstrativo de matrículas nos cursos de especialização”, folha 186, poderiam ser incluídas informação sobre o total de concluintes.

Na tabela “Valores utilizados em auxílios financeiros no ano de 2021”, da folha 197, detalhar a distribuição dos Auxílios Socioeconômicos por campus. Em complemento às informações, ressalta-se a importância de se manterem atualizadas as informações sobre a Lista de beneficiários na página da Pró-reitoria de Assuntos Estudantis (https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/assuntos-estudantis/auxilios-socioeconomicos/lista-de-beneficiarios), fato que não ocorre desde 2019.

Em relação aos dados dos campi: Cerro Largo (fls. 201 a 203); Chapecó (fls. 204 a 208); Erechim (fls. 209 a 213); Laranjeiras do Sul (fls. 214 a 217); Realeza (fls. 218 a 221); e Passo Fundo (fls. 222 a 225), chama a atenção o baixo índice de candidato vaga, em especial nas licenciaturas, e as notas do Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes (Enade) que tiveram diminuição em muitos cursos na última aplicação, dados que merecem especial atenção da gestão, pois refletem na qualidade como na permanência da Instituição.

Na folha 205, Tabela “Notas do Enade e Conceito de Cursos – Graduação Campus Chapecó / SC”, incluir explicação para os asteriscos na coluna Ano Enade.

Avaliar se o curso de Ciências Sociais (Bacharelado e Licenciatura) possui avaliação no ENADE (folha 215), pois causou estranheza na Tabela “Notas Enade e Conceito de Cursos – Graduação Campus Laranjeiras do Sul / PR” não ter dados para este curso.

Nos dados do Campus Realeza foi apresentado gráfico com informações sobre a Destinação do Recurso Desconcentrado 2021 (folha 219). Sugere-se que esta informação seja disponibilizada nos dados dos demais campi, por ser informação relevante quanto a gestão orçamentária.

Quanto ao item Indicadores de Gestão (fls. 226 e 227) recomenda-se que seja incluída uma descrição breve de cada gráfico, visando ampliar a compreensão do que estes números representam.

Sobre o tópico ALOCAÇÃO DE RECURSOS E ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO, quanto a Gestão Orçamentária e Financeira (fls. 229 a 231), verificar na Tabela “Orçamento executado - Despesas Discricionárias por Ação Governo (R$)” o valor informado para a ação 00PW – Contribuições Entidades Nac, pois, salvo engano, o valor executado ficou na ordem de R$ 60.161,00 (conforme repassado para a Comissão Permanente de Acompanhamento da Execução Orçamentária, designada pelo CONCUR) e não R$ 601.161,25 (destaca-se que em contato telefônico com a Diretoria de Orçamento foi esclarecido que realmente se tratava de um erro de digitação e que o valor correto perfaz a ordem de sessenta mil reais). Revisar também se a ação 216H – Ajuda Custo p Moradia Agente pub. se enquadra como discricionária, pois no Planejamento da Execução Orçamentária 2021 foi informado que se tratava de uma ação não discricionária.

Em relação a tabela “Apuração de custos: segue análise sobre as despesas liquidadas (ano + RP)” (fl. 231), seria importante explicar as naturezas de despesa que tiveram significativo aumento de custos, como Manutenção e conserv. de bens imóveis, Locação de máquinas e equipamentos, Serv. de apoio admin., técnico e operacional e Locação de softwares.

Solicita-se também que sejam mantidas atualizadas mensalmente as informações sobre a Execução Orçamentária disponibilizadas na página da PROPLAN, no site da UFFS (https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/planejamento/execucao-orcamentaria), uma vez que no decorrer do ano de 2021 em alguns momentos estes dados estavam desatualizados, conforme observado pela Comissão Permanente de Acompanhamento da Execução Orçamentária.

Dado ainda o trabalho realizado pela Comissão Permanente, recomenda-se que no Relato sejam incluídas informações relativas às alterações e conversões orçamentárias realizadas no decorrer de 2021, pois tratam-se de dados importantes para compreensão da gestão orçamentária realizada pela UFFS:

 

Março: Custeio para capital: R$810.000, recomposição do orçamento de investimento após corte na LOA.

Agosto: Custeio para capital: R$4.928.459, para atendimento das seguintes demandas: Cantina do campus Chapecó, demandas específicas dos Campi, Estação de Aquicultura de Laranjeiras do Sul e Canteiro Experimental de Arquitetura de Erechim, Poço Artesiano de Laranjeiras do Sul, bem como Aditivos e Reequilíbrios de Obras em Andamento;

Remanejamento entre POs no âmbito do mesmo subtítulo (Assistência Médica e Odontológica aos Servidores Civis, Empregados, Militares e seus Dependentes), mantidos os demais atributos da programação. Valor R$ 317.000,00. Alteração realizada para atender os Exames Periódicos, Exercício 2021.

Outubro: Remanejamento entre POs no âmbito do mesmo subtítulo (Assistência Médica e Odontológica aos Servidores Civis, Empregados, Militares e seus Dependentes), mantidos os demais atributos da programação. Valor R$ 214.000,00. Alteração realizada em razão de problemas ocorridos nos Pregões de Exames Periódicos, o que impossibilitou a execução conforme o Planejado para o exercício 2021;

Remanejamento da Ação 216H - Ajuda de Custo para Moradia ou Auxílio-Moradia a Agentes Públicos, no valor de R$ 26.831,00 para a Ação 20RK – Funcionamento de IFES. Valor da dotação na ação 216H era superior ao necessário para o encerramento do exercício 2021;

Remanejamento da Ação 4572 - Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e Requalificação, no valor de R$ 85.518,00 para a Ação 20RK – Funcionamento de IFES. Valor da dotação na ação 4572 era superior ao necessário para o encerramento do exercício 2021;

Alteração da Fonte de Recursos - Fte, mantendo-se os demais atributos da programação. Ação 20RK- Funcionamento de IFES. Fonte debitada (0150-Recursos Próprios), fonte creditada (0181- Recursos de Convênios). Valor R$ 18.000,00;

Janeiro a Outubro: Remanejamento entre POs no âmbito do mesmo subtítulo. Ação 00PW -Contribuições a Entidades Nacionais sem Exigência de Programação Específica. Valor R$ 34.861,00. Alterações realizadas para realizar o pagamento de anuidades as seguintes entidades: ANGEPE, FOPROP, FPDU, ANPED, ABEM, ABEU, ABEC, ANPOLL, FORTEC, ANPOF, CPPG, FAUBAI, FCDU.

 

Na sequência da análise só processo, destaca-se que em relação a Gestão patrimonial e infraestrutura, é necessário corrigir o valor total de 2021 na tabela “Contratos de cessão de uso de espaços” (fl. 239).

Verificar com o Campus Erechim para que nas Tabelas “Informações sobre equipamentos oficias 2021” e “Informações sobre tratores oficias 2021”, sejam incluídos os dados sobre os Gastos de manutenção (fl. 240).

No item 5.5 Gestão ambiental e sustentabilidade, avaliar texto referente ao tópico água: [...] no gráfico, verifica-se uma redução significativa na média mensal de consumo de água na instituição nos locais abastecidos por concessionarias (fl. 244). Ressalta-se que no gráfico não são apresentadas informações mensais e sim anuais.

Quanto aos dados das Fundações de Apoio, importante destacar o apontamento feito pela Auditoria Interna, em seu parecer, quanto a possibilidade de maior aperfeiçoamento das informações sobre Fundações de Apoio a serem disponibilizadas no site da UFFS (fl. 143 do processo):

 

Permanece a ausência de informações relevantes, bem como dificuldades no acesso às informações, uma vez que os links, destinados a particularizar/detalhar as informações, não trazem sua totalidade ou elas não se apresentam de forma acessível, clara e detalhada (primariedade). Fato que impõe considerável gasto de trabalho e de tempo na localização e interpretação das informações, podendo gerar, até mesmo, interpretações equivocadas.

 

Na sequência, relativo ao tópico DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS (fls. 253 a 278), destaca-se que os leitores podem encontrar informações sobre a posição e mutação do patrimônio, desempenho econômico-financeiro, execução orçamentaria, fluxos de caixa, fluxos financeiros e outras informações que auxiliam na avaliação da gestão econômico-financeira da UFFS.

Cabe expor que as variações de valores mais significativas ocorridas entre os anos de 2020 e 2021 são devidamente explicadas, o que amplia a compreensão dos dados financeiros. Sugere-se apenas que na Tabela 18 – Despesas orçamentárias de capital R$ (fl. 273), sejam explicados os valores de forma detalhada, e que o valor de 506,01 informado na coluna AH(%) da Tabela 26 - Geração líquida de caixa R$ (fl. 276) seja revisado, pois parece fora de contexto.

No que concerne a Declaração do Contador (fl. 278), são relatadas por este servidor algumas exceções, que não atendem a Lei 4.320/64, o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Publico e o Manual SIAFI:

 

[…]

a. Ha 4.165 unidades de bens moveis recebidos da Universidade Federal da Santa Catarina e registrados no sistema de controle patrimonial da UFFS, porém a formalização do instrumento de doação ainda não foi realizada, motivo pelo qual esses bens não estão registrados no Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI. Da mesma forma, há 10.144 exemplares de livros registrados no sistema de bibliotecas e não registrados no SIAFI pela falta do instrumento formal da doação;

b. Há registro na conta contábil “bens moveis a classificar”. Essa classificação é transitória e originada da concessão de recursos de capital aos professores para aquisição de material

c. Controle em sistema apropriado e reavaliação de bens intangíveis (softwares) a realizar nos termos da Macrofução 020335.

 

No que se refere ao item a., a comissão relatora concorda com o apontamento feito pela Auditoria Interna (fl. 143): […] Sugere-se retomar as tratativas de regularização com a UFSC, já que a pendência vem se repetindo de anos anteriores, sendo que, também de acordo com esse relatório, a última interação com aquela Universidade, sobre o tema, ocorreu em 2018. Reforça-se que no PARECER Nº 01/CONCUR /UFFS/2021, que tratou da análise do Relato Integrado 2020, a comissão relatora questionou os motivos de não terem sido feitas novas tentativas de resolver a situação em 2019/2020, sendo que se obteve o seguinte retorno da gestão (fl. 09):

 

Será elaborado um documento com a relação de bens, com o histórico e contextualização dos fatos e solicitada novamente manifestação formal da UFSC sobre a emissão de documento hábil (termo de doação). O Pró-Reitor de Planejamento também irá contatar a direção da UFSC para abrir diálogo e solicitar a resolução do problema. Caso ocorra emissão do termo de doação dos bens em questão, o assunto estará resolvido, ou se a manifestação da UFSC não atender a solicitação, será dado conhecimento ao MEC e solicitado providências ou orientação de procedimentos para por fim à pendência.

 

Frente ao que se observa no relato do ano de 2021, parece que as tentativas de contato não ocorreram, o que demonstra desconsideração da gestão com a situação em tela.

Quanto as demais ressalvas apontadas pelo Contador (itens b. e c.), reforça-se, assim como já apontado pela Auditoria, a necessidade de regularização das pendências com a maior brevidade possível.

Por fim, detalha-se que são apresentados os seguintes anexos no Relato Integrado 2021:

1. Declaração Nº 25/2021 – SUADM, da Chefe do Departamento de Gestão de Contratos e Serviços, declarando junto aos órgãos de controle interno e externo que todas as informações referentes a contratos firmados até o exercício de 2021 por esta Unidade estão disponíveis e atualizadas no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, conforme estabelece Lei de Diretrizes Orçamentárias do exercício de 2021 e suas correspondentes em exercícios anteriores (fl. 280), e;

2. Relatório de Processos Administrativos Disciplinares - Processos por Situação Atual emitido no CGU-PAD (fls. 281 a 283).

 

 

III - DECISÃO DA COMISSÃO RELATORA

 

Considerando as informações apresentadas no Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas;

Considerando o contido no PARECER DE AUDITORIA INTERNA Nº 01/AUDIN/UFFS/2022, e;

Considerando a Declaração do Contador da UFFS.

A Comissão relatora apresenta PARECER FAVORÁVEL ao “Relato Integrado 2021 - Prestação de Contas” da UFFS, ressalvadas as necessidades de atendimento as recomendações da Auditoria Interna e demais Órgãos de Controle, bem como, sejam envidados esforços pela gestão para atendimento das recomendações contidas neste relatório e regularização das ressalvas expressas na declaração do contador.

 

 

ELISE CRISTINA EIDT

Conselheira Relatora

 

 

EVANDRO PEDRO SCHNEIDER

Conselheiro Relator

 

Documento Histórico

PARECER Nº 29/CONCUR/UFFS/2022