Avaliação de Documentos

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina, no artigo 18, que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Assim, na Universidade Federal da Fronteira Sul foi criada, através da Portaria nº 804/GR/UFFS/2017, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da UFFS, cujos membros foram designados pela Portaria nº 1474/GR/UFFS/2018.

Esta comissão compõe-se de um grupo multidisciplinar, formado por membros permanentes: arquivistas, historiadores, representantes jurídicos, secretários e membros variáveis (representantes dos setores nos quais  a documentação será avaliada), que possuem a responsabilidade de definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito das atividades realizadas pela UFFS, visando à identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor, conforme os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos para eliminação no âmbito da UFFS, normatizados na Portaria nº 626/GR/UFFS/2018.

As atividades da CPAD, apresentação, membros, decisões, legislação e documentos que orientam os procedimentos de eliminação de documentos na UFFS estão disponíveis ao acessar a página da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em "Institucional" na seção "Comissões" no site da UFFS:

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS – CPAD/UFFS

 

DOCUMENTOS QUE DEVEM SER CONSERVADOS - GUARDA PERMANENTE - VALOR HISTÓRICO E PROBATÓRIO

Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da Universidade, tais como os resultantes de:

  • atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções, instruções normativas);
  • atos constitutivos (estatutos, contratos, alvarás);
  • direitos patrimoniais (ações, escrituras);
  • os primeiros documentos de planejamento (mesmo que incompletos ou simples esboços);

Documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da Universidade: regulamentos, regimentos, planos, projetos, programas de atividades, gráficos (organogramas e fluxogramas), acordos, convênios, atas, relatórios de direção, correspondências.

Documentos que reflitam fatos da vida da Universidade: registros visuais e sonoros - filmes, áudios, fotografias etc.

Documentos de diretrizes (princípios diretivos - curso de ação) e normas de procedimentos (instrução detalhada, métodos e passos de execução) dos vários setores. Podem incluir correspondências, atas, relatórios, pareceres, interpretações jurídicas, memorandos, ordens de serviço, planos e projetos, delegação de poder e responsabilidade.

Documentos relativos à execução de programas como: manuais de serviço, relatórios, correspondências, atas etc. A extensão destes documentos depende da eficiência do seu sistema de relatar. Num sistema eficaz as realizações são registradas em relatórios (substitutivos de vários documentos) narrativos e estatísticos que formam a base para avaliar o trabalho, formular, rever diretrizes e normas.

Documentos legislativos, que firmam jurisprudência, bem como normas gerais: sentenças, pareceres normativos que não constem em textos legais (leis), interpretações, memorandos, delegação de autoridade (decisão legal).

Documentos de matérias orçamentárias: orçamentos e documentos afins (estimativas de crédito e justificativas).

Documentos de pesquisas e investigações, como estudos feitos por servidores e relatórios especiais dos trabalhos realizados.

Documentos que respondem às questões técnico-científicas relacionadas às atividades da Universidade como projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos.

Documentos de divulgação (promoção do órgão) como folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais - conservar apenas um exemplar como amostra. Na falta de material documentário mais adequado, conservar recorte de jornais e revistas, dando preferência aos jornais e revistas de pequeno porte, pois os de grande porte são facilmente encontrados.

Documentos sobre administração interna, como os resultados de atividade de pessoal, material e patrimônio e viagens (acordos e reajustes salariais, plano de remuneração e classificação de cargos, cadastro, contratos de trabalho, processo de aposentadoria, livros e folhas de frequência, inventários, inquéritos administrativos etc.).

 

DOCUMENTOS DE GUARDA INTERMEDIÁRIA

 

Na guarda temporária, é onde prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos documentos e, consequentemente, o prazo de retenção. Neste grupo incluem-se:

Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenham sido impressos na sua totalidade;

Documentos cujos elementos essenciais se acham reproduzidos em outros;

Documentos que sejam cópias e duplicatas de originais que se acham conservados (destinados à guarda permanente);

Documentos que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período;

Documentos que apresentem repetição de informação e qualidade técnica inferior;

 

DOCUMENTOS DE GUARDA EVENTUAL

 

São aqueles de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo, portanto potencial de informação. Incluem-se neste grupo:

  • Material de divulgação de terceiros;
  • Convites e correspondências de congratulações recebidos que não se relacionem com o desempenho de nenhuma atividade fim da Universidade.