Departamento de Gestão Documental

Sigla: DGDOC

Competência:

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) é responsável por desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na UFFS, visando à eficiência administrativa, o acesso à informação e à preservação da memória institucional. Tem por finalidade normatizar os procedimentos e garantir a preservação e a difusão do patrimônio documental, além de propor, adequar e elaborar os instrumentos para sua gestão, visando fornecer informações e/ou documentos arquivísticos de caráter probatório ou informativo, necessários às atividades da Instituição.

O DGDOC, além de orientar os setores administrativos na produção, classificação e conservação dos documentos, atua também na avaliação de documentos dando suporte à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), grupo multidisciplinar encarregado por definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFFS, visando à identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor.

Integram a estrutura do Departamento de Gestão Documental o Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) e o Serviço de Arquivo Permanente (SEAP), que são responsáveis por gerenciar a transferência e o recolhimento de documentos para o Arquivo Intermediário e para o Arquivo Permanente da UFFS, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e com o Quadro de Arranjo de Documentos da UFFS, que possibilitam o acesso aos documentos de guarda permanente e longas temporalidades na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.

O cadastro de documentos e processos administrativos, desde 06/01/2010 deve ser realizado no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual, do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que controla o cadastro, a tramitação e o arquivamento de documentos avulsos e processos administrativos e permite a consulta posterior da documentação.

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos até 31/12/2019, é possibilitada mediante consulta no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), que continua acessível para busca de documentos e processos cadastrados até o ano de 2019. Em caso de indisponibilidade, contatar o suporte da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), por meio do Atendimento de TI (ATI).

A pesquisa de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e/ou recebidos a partir de 01/01/2020, é possibilitada mediante consulta no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual (selecionar no menu à esquerda as opções "Processos" ou "Documentos").

As solicitações de empréstimo de processos não digitais arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, devem ser formalizadas através do e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. A retirada/devolução dos processos não digitais por servidores do Campus Chapecó  e da Reitoria (Unidade Biblioteca) é realizada pessoalmente, na sala 016 (subsolo do Prédio da Biblioteca), pelo servidor que solicitou o empréstimo. O encaminhamento de processos para servidores da Reitoria (Unidade Bom Pastor) é realizado pelo serviço de malote, conforme o calendário do Serviço de Expedição e Protocolo do Campus Chapecó.

Os Relatórios de Atividades do Departamento de Gestão Documental, podem ser conferidos diretamente na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.

(49) 2049-3194

Voip: 3194

seti.dgdoc@uffs.edu.br

Nome: Cinara Reis Flores

cinara.flores@uffs.edu.br

(49) 2049-3194