Departamento de Gestão Documental

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) é responsável por desenvolver e coordenar a política e a gestão arquivística na UFFS, visando à eficiência administrativa, à agilização dos fluxos informacionais e à preservação da memória institucional. Tem por finalidade normatizar os procedimentos e garantir a preservação e a difusão do patrimônio documental, além de propor, adequar e elaborar os instrumentos para sua gestão, visando fornecer informações e/ou documentos de caráter probatório ou informativos, necessários às atividades da Instituição.

O DGDOC, além de orientar os setores administrativos na produção, classificação e conservação dos documentos, atua também na avaliação de documentos dando suporte à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), grupo multidisciplinar encarregado por definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFFS, visando à identificação daqueles destinados à guarda permanente e à eliminação dos destituídos de valor.

Integram a estrutura do Departamento de Gestão Documental o Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) e o Serviço de Arquivo Permanente (SEAP), que são responsáveis por gerenciar a transferência e o recolhimento de documentos para o Arquivo Intermediário e para o Arquivo Permanente da UFFS, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

O cadastro de documentos e processos administrativos deve ser realizado no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), que controla o cadastro, a tramitação e o arquivamento de documentos e processos e permite a consulta posterior da documentação, conforme informações disponíveis na Resolução nº 13/CONSUNI/2016, que estabeleceu a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS e na Instrução Normativa nº 003/PROPLAN/2016, que dispõe sobre os procedimentos de gerenciamento de Documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD). 

A solicitação de acesso de novos servidores ao Sistema SGPD deve ser formalizada na Diretoria de Sistemas, pelo e-mail: dir.ds@uffs.edu.br. Informações podem ser obtidas pelos telefones (49) 2049-2620 ou 2049-2621.

A solicitação de empréstimo de processos arquivados ao Arquivo da Reitoria ou do Campus Chapecó deve ser formalizada através do e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. A retirada/devolução dos processos físicos por servidores do Campus Chapecó  e Reitoria (Unidade Biblioteca) é realizada pessoalmente, na sala 016 (subsolo do Prédio da Biblioteca), pelo servidor que solicitou o empréstimo. O envio de processos para servidores da Reitoria (Unidade Bom Pastor) é realizado pelo serviço de malote, conforme o calendário do Serviço de Expedição e Protocolo.